Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı ÜTS Firma Kaydı Nedir, Nasıl Yapılır?
Güncelleme tarihi: 14 saat önce
Tıbbi hizmet sağlayıcısı, ÜTS'de tanımlı bir firma türüdür ve sağlık hizmet sunucularına görüntüleme, laboratuvar, diyaliz gibi alanlarda sarf veya kit karşılığı ya da sonuç karşılığı yöntemlerle hizmet sunan firmaları ifade eder. Bu firmaların, hizmet sunumunda kullanılan tıbbi cihazların tekil takibini yürütebilmesi için ÜTS'de "Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı" türünde firma kaydı bulunması zorunludur.
İçindekiler
Bu yazıda tıbbi hizmet sağlayıcısının ÜTS'deki tanımı, kayıt kaynağı, firma türüne göre başvuru adımları ve kayıt sonrasında doğan hizmet sunum ve tüketim bildirimi yükümlülükleri, TİTCK'nın 2021/ÜTSG-2 sayılı duyurusu ve eki ile ÜTS Portalı'ndaki resmi açıklamalara dayanılarak ele alınmaktadır.
Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı Nedir?
Tıbbi hizmet sağlayıcısının ÜTS'deki tanımı, TİTCK'nın 2021/ÜTSG-2 sayılı duyurusunda açıkça yapılmıştır:
Ürün Takip Sistemi'nde (ÜTS) gerçekleştirilen tekil takip işlemlerinin doğru bir izlenebilirlik zinciri içinde yönetilebilmesi için sağlık hizmet sunucularına görüntüleme, laboratuvar, diyaliz vb. alanlarda sarf/kit karşılığı, sonuç karşılığı gibi yöntemlerle hizmet sunan firmaların Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı olarak ÜTS'de firma kaydının bulunması gerekmektedir.
Buna göre tıbbi hizmet sağlayıcısı; kendi cihaz ve sarf malzemesini kullanarak bir sağlık kuruluşunda hizmet üreten firmadır. Tipik örnekler görüntüleme merkezi işletmeciliği, laboratuvar sonuç karşılığı hizmet ve diyaliz hizmetidir. Firma cihazı hastaneye satmaz; hizmeti sonuç veya kullanım karşılığı sunar ve kullandığı cihazın tekil takibini kendi ÜTS kaydı üzerinden yürütür.
Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı, Sağlık Hizmet Sunucusundan ve Satıcı Firmadan Farklıdır
ÜTS'de firma ve kuruluşlar faaliyet alanlarına göre ayrılır; bu üç rolün karıştırılması yanlış kayda yol açar:
Sağlık hizmet sunucusu: Cihazı hastaya uygulayan hastane, klinik veya benzeri sağlık kuruluşudur; kaydı ÇKYS üzerinden oluşur. Ayrıntılar Sağlık Hizmet Sunucusu ÜTS Kaydı başlıklı yazıda yer almaktadır.
Tıbbi hizmet sağlayıcısı: Sağlık hizmet sunucusuna sarf veya kit karşılığı ya da sonuç karşılığı hizmet sunan firmadır; bu yazının konusudur.
Üretici / ithalatçı / bayi / ihracatçı: Tıbbi cihazı üreten, ithal eden veya satan firmadır ve ÜTS'de ayrı bir türde kaydedilir. Bu tür için kayıt süreci ÜTS Firma Kaydı başlıklı yazıda anlatılmaktadır.
Tıbbi hizmet sağlayıcısı türü, sağlık kuruluşuna bakım, kurulum veya teknik servis veren firmaları tanımlamak için kullanılmaz; bu kavram, ÜTS'de yalnızca sarf veya kit karşılığı ya da sonuç karşılığı hizmet sunumuyla ilişkilidir.
Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı Kaydının Kaynağı: MERSİS ve VEDOP
Üretici veya ithalatçı firma kaydında olduğu gibi, tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydı da firmanın resmi ticari kimliğine dayanır. Kayıt Kılavuzu firma kayıtlarının kaynağını şöyle belirler:
Firma kayıtları MERSİS veya VEDOP kaynaklı olarak gerçekleştirilir. Bir firmanın hem MERSİS hem VEDOP numarası varsa, MERSİS numarası üzerinden işlem yapılır.
Dolayısıyla tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydında firmanın kimlik bilgileri elle girilmez; MERSİS veya VEDOP'tan otomatik olarak çekilir. Yalnızca adi ortaklık firmalarında fiziki evrak gerekir.
ÜTS'de Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı Olarak Kayıt Adımları
2021/ÜTSG-2 sayılı duyurunun ekinde yer alan "ÜTS Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı Kayıt İşlemleri" dokümanına göre başvuru, firma imza yetkilisi tarafından ÜTS Portalı üzerinden yapılır:
Başvuru modülüne giriş: Firma imza yetkilisi ÜTS Portalı'ndaki "Başvuru" modülüne giriş yapar ve "Yeni Başvuru – Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı" ekranına geçer.
Hizmet alanının seçilmesi: Hizmet verilen alanlardan uygun olanlar seçilir; birden fazla alan seçilebilir.
Firma türünün seçilmesi: Firma türü, aşağıdaki üç seçenekten firmaya uygun olana göre belirlenir.
E-imza ile imzalama: Firma adına yetkili kişi başvuruyu e-imza ile imzalar ve kayıt işlemi tamamlanır.
Firma türüne göre istenen bilgiler duyuru ekinde şu şekilde ayrılmıştır:
MERSİS kaydı olan firma: MERSİS numarası üzerinden firma tanımlanır. Başvuruyu yapan kişinin T.C. numarasının, MERSİS'te tanımlı imza yetkililerinden biri olması aranır.
MERSİS kaydı olmayan şahıs firması: Bu tür seçilir; işlemi firma adına imza yetkilisi yapar ve giriş yapan kişiye ait bilgiler otomatik gelir.
Adi ortaklık firması: Vergi numarası girilip "VEDOP'tan Getir" ile bilgiler çekilir; adi ortaklık sözleşmesi "Gerekli Belge" alanına eklenir, imza yetkilileri teker teker eklenir ve firma ile başvuran iletişim bilgileri doldurulur.
Duyuru ekine göre adi ortaklık firma başvurularında, adi ortaklık sözleşmesi ve ortaklara ait imza sirkülerinin ayrıca Kuruma fiziki olarak iletilmesi gerekir. Diğer firma türlerinde fiziki evrak istenmez.
Kayıt Sonrasında Tıbbi Hizmet Sağlayıcısının ÜTS Yükümlülükleri
Kayıt, hizmet sunumu sürecinin başlangıcıdır. Firma, sağlık hizmet sunucusuyla ÜTS üzerinde bir hizmet sunum sözleşmesi kurar ve kullanılan cihazlara göre bildirimlerini yürütür:
Hizmet sunum sözleşmesi: Firma, sağlık hizmet sunucusuyla ÜTS'de sözleşme kaydı oluşturur; sözleşmeyi sağlık hizmet sunucusu onaylar.
Tüketim bildirimi: Hizmet sunumu sırasında kullanılan sarf malzemeler "Tüketim Bildirimi" ile sistemden çıkılır.
Hizmet sunum bildirimi: Hizmette kullanılan demirbaş niteliğindeki cihazlar "Hizmet Sunum Bildirimi" ile hastane ile eşleştirilir.
Alma, verme ve üretim/ithalat bildirimleri: Tekil takip kapsamındaki ürünler için genel bildirim yükümlülükleri sürer; bildirim türleri ÜTS Tekil Hareket Bildirimleri başlıklı yazıda açıklanmıştır.
Demirbaş cihazların hastane ile eşleştirilmesine ilişkin duyuru eki şu ifadeyi kullanır:
Hizmet sunumunda kullanılan demirbaş niteliğindeki tıbbi cihazlar ise "Hizmet Sunum Bildirimi" ile hastane ile eşleştirilerek hangi demirbaş cihazın hangi sağlık tesisinde kullanıldığı bilgisi alınmış olacaktır.
Tekil Stoklar Sağlık Hizmet Sunucusuna Aktarılmaz
Tıbbi hizmet sağlayıcısı modelinin en sık karıştırılan noktası stok aktarımıdır. Duyuru eki bu konuda açıktır:
Tıbbi hizmet sağlayıcı firmaları tarafından yapılan işlemlerde kullanılan tıbbi cihazların ÜTS üzerindeki tekil stokları hiçbir şekilde sağlık hizmet sunucusuna aktarılmayacak olup hangi cihazın hangi hizmet kapsamında nerede kullanıldığı bilgisi üzerinden süreç yönetimi sağlanacaktır.
Yani firmanın envanteri kendisinde kalır; sağlık kuruluşuna yalnızca cihazın nerede ve hangi hizmet kapsamında kullanıldığı bilgisi yansır.
Hizmet ve Mal Alımlarında ÜTS Kaydının Aranması
Tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydı, kamu ve özel alım süreçlerinde de aranır. Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü'nün 2021/1 sayılı Genelgesi'nin 1.15 inci maddesi, 2021/ÜTSG-2 sayılı duyuruda şu şekilde aktarılmaktadır:
Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamındaki cihazların satın alımlarında, hizmet alımlarında veya kit ve sarf karşılığı hizmet alımlarında, aday veya isteklilerin ÜTS'de firma kaydının aranması zorunludur.
Bu nedenle sarf veya kit karşılığı hizmet sunan bir firmanın, ihale ve sözleşme süreçlerine girebilmesi için ÜTS'de tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydını önceden tamamlamış olması gerekir.
Tıbbi Hizmet Sağlayıcısı Kaydında Sık Yapılan Hatalar
Firmanın tıbbi hizmet sağlayıcısı yerine "Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı" türünde kayıt açması; iki türün yükümlülükleri ve ekranları farklıdır.
Sarf veya kit karşılığı hizmet sunulmasına rağmen firma kaydının hiç yapılmaması; bu durumda hizmet ve mal alım süreçlerinde firma kaydı şartı karşılanamaz.
Hizmet sunum sözleşmesinin sağlık hizmet sunucusu tarafından onaylanmaması; sözleşme onaylanmadan süreç ilerlemez.
Kullanılan sarf malzemeler için tüketim bildiriminin yapılmaması ya da demirbaş cihazlar için hizmet sunum bildiriminin atlanması.
Firmanın tekil stoğunun sağlık hizmet sunucusuna aktarılmasının beklenmesi; stoklar firmada kalır.
Sıkça Sorulan Sorular
Tıbbi hizmet sağlayıcısı ile sağlık hizmet sunucusu aynı şey midir?
Hayır. Sağlık hizmet sunucusu cihazı hastaya uygulayan sağlık kuruluşudur; tıbbi hizmet sağlayıcısı ise bu kuruluşa sarf veya kit karşılığı ya da sonuç karşılığı hizmet sunan firmadır.
Tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydı için hangi belgeler istenir?
MERSİS kaydı olan firma ile MERSİS kaydı olmayan şahıs firmasında fiziki evrak istenmez; bilgiler MERSİS veya VEDOP'tan çekilir. Yalnızca adi ortaklık firmalarında adi ortaklık sözleşmesi ve imza sirküleri Kuruma fiziki olarak iletilir.
Başvuruyu firma adına kim yapar?
Başvuru firma imza yetkilisi tarafından ÜTS Portalı'ndaki "Başvuru" modülünden yapılır ve e-imza ile imzalanarak tamamlanır.
Kullanılan cihazların stoğu hastaneye geçer mi?
Hayır. Tıbbi hizmet sağlayıcısının tekil stokları sağlık hizmet sunucusuna aktarılmaz; yalnızca cihazın hangi hizmet kapsamında nerede kullanıldığı bilgisi yansır.
Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı: Tıbbi Hizmet Sağlayıcıları İçin Destek
Medex Kurumsal Danışmanlık, sarf veya kit karşılığı ya da sonuç karşılığı hizmet sunan firmalara ÜTS'de tıbbi hizmet sağlayıcısı kaydı, hizmet sunum sözleşmelerinin kurulması ve tüketim ile hizmet sunum bildirimlerinin yürütülmesi konularında destek vermektedir. Hizmetin kapsamı ÜTS Tekil Bildirim İşlemleri sayfasında yer almaktadır.
ÜTS Danışmanlık Hizmetimizden Faydalanmak İster misiniz?
Sadece e-posta adresinizi bırakmanız yeterli.
Formu doldurduktan sonra en kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz ve fiyat teklifimizi mail adresinize ulaştıracağız.
