Şahıs Firması ÜTS Kaydı: VEDOP Kaynaklı Kayıt, Yetki Belgesi ve ÇKYS
Şahıs firması, bir gerçek kişinin vergi mükellefiyeti üzerinden işlettiği, şirket olmayan ticari işletmedir. ÜTS'de bu işletmeler 'MERSİS kaydı olmayan şahıs firması' türüyle, vergi kimlik numarası (VEDOP) üzerinden kayıt olur. Şirketlerden farkı kayıt kaynağı ve imza yetkilisi işlemleridir; yetki belgesi ve ÇKYS zorunluluğu ise aynıdır. Bu sayfa süreci mevzuat alıntılarıyla anlatır.
Şahıs firması ÜTS Kayıt Kılavuzu'nda nasıl geçer
ÜTS Kayıt Kılavuzu firma başvurusunda üç firma türü tanımlar; şahıs firması bunlardan biridir:
"Firma türü, “MERSİS kaydı olan firma” veya “MERSİS kaydı olmayan şahıs firması” seçilmesi halinde başvuruda herhangi bir fiziki evrak gerekmez."
Kaynak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, V4.0), Madde 5, üçüncü fıkra.
Adi ortaklık ise ayrı bir türdür ve fiziki evrak ister:
"Firma türü “Adi ortaklık firması” ise firma başvurularında; firma kayıt işleminin tamamlanabilmesi için, EBS (http://https://ebs.titck.gov.tr) üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılması gerekir."
Kaynak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, V4.0), Madde 5, üçüncü fıkra.
Kayıt kaynağı olarak şahıs firması için VEDOP kullanılır:
"Firma kayıtları MERSİS veya VEDOP kaynaklı olarak gerçekleştirilir. Bir firmanın hem MERSİS hem VEDOP numarası varsa, MERSİS numarası üzerinden işlem yapılır. Eczanelerin firma kayıt işlemleri ise EBS kaynaklı olarak gerçekleştirilir."
Kaynak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, V4.0), Madde 5, ikinci fıkra.
Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği de satış merkezi başvurusunu gerçek kişiye açık tutar:
"Satış merkezi olarak yetkilendirilmek isteyen gerçek veya tüzel kişi, satış merkezinin adresi, unvanı, sahiplik ile ilgili bilgileri içeren dilekçe ile müdürlüğe başvurur."
Kaynak: Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği (RG 29001), Madde 5, birinci fıkra.
Şahıs firması ÜTS'de hangi firma türüyle kayıt olur
Tıbbi cihaz alıp satan, ithal eden veya üreten şahıs firması, ÜTS'de Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı faaliyet alanıyla kayıt olur. Bu faaliyet alanında bir firmanın yalnızca bir faaliyet alanı olabilir:
"Tıbbi Cihaz firmasının yetkilileri, her faaliyet alanı için ÜTS’de farklı firma başvurusu yapması gerekmektedir çünkü ÜTS’de bir Tıbbi Cihaz firmasının yalnızca 1 faaliyet alanı olabilir."
Kaynak: ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu, Durum 15 / Çözüm 15.
Faaliyet alanı sonradan değişirse yeni ÇKYS ruhsatı ve yeni firma başvurusu gerekir:
"Bir Tıbbi Cihaz firmasının faaliyet alanı değiştiyse, öncelikle il sağlık müdürlükleriyle görüşerek yeni faaliyet alanı için yeni ÇKYS ruhsatı alması gerekmektedir."
Kaynak: ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu, Durum 14 / Çözüm 14.
VEDOP kaynaklı firmada imza yetkilisi MERSİS'ten çekilemediği için TİTCK'ya belge ile bildirilir:
"VEDOP kaynaklı firmanın mevcut imza yetkililerinden herhangi biri, yeni imza yetkilisine ait imza sirküsünün orijinal halini veya noter onaylı ıslak imzalı halini ÜTS’deki talep sistemi aracılığı ile TİTCK’ya gönderir."
Kaynak: ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu, Soru A3-1.
Şahıs firması sonradan şirkete dönüşür ve MERSİS numarası alırsa ÜTS kaydı yeniden açılmaz; mevcut kayıt MERSİS kaynaklıya dönüştürülür:
"Firmanın yetkili kullanıcılarından herhangi biri, Firma Bilgilerim (bknz. Soru B1-1) ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren MERSİS’e Dönüştür butonuna basarak VEDOP Firmayı MERSİS’e Dönüştür penceresini açar."
Kaynak: ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu, Soru B6-2.
Şahıs firması için tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi gerekir mi
Evet. Tıbbi cihaz satışı için yetkilendirme şartı gerçek ve tüzel kişi ayrımı yapmaz:
"Bu Yönetmelik hükümlerine göre yetkilendirilmemiş olan gerçek veya tüzel kişiler tarafından cihazların satışı yapılamaz."
Kaynak: Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği (RG 29001), Madde 26, birinci fıkra.
ÜTS tarafında bu şart ÇKYS numarasıyla uygulanır. Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı türünde firma kaydı için satış merkezi ruhsatı ve ÇKYS numarası zorunludur:
"Bir başka deyişle, ÜTS’de “Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı” türünde firma kaydı yapacak firmaların tıbbi cihaz satış merkezi ruhsatı bulunması gerekmekte olup firma kaydı esnasında ÇKYS numarası bilgisinin zorunlu olarak girilmesi gerekmektedir."
Kaynak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, V4.0), Madde 5, beşinci fıkra.
Yetki belgesi başvurusunda şahıs firması için istenen belgeler şirketle aynıdır: sorumlu müdür ile satış ve tanıtım elemanı çalışma belgeleri, ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, sicil tasdiknamesi, işyeri açma ve çalıştırma ruhsatı ve ÜTS'ye kayıtlı cihaz satacağına dair taahhütname (Madde 5/2). Sahibin kendisi sorumlu müdür olacaksa Madde 5/2-a'daki hizmet sözleşmesi aranmaz.
Tek istisna Ek-3'tür: yalnızca Ek-3 listesindeki cihazları satan ve bunların imalatçısı veya ithalatçısı olmayan şahıs işletmesi için yetki belgesi aranmaz:
"İmalatçısı veya ithalatçısı hariç olmak üzere Ek-3’te yer alan cihazların satışının yapıldığı yerler için yetki belgesi aranmaz. Bu istisna ilgili diğer mevzuat ile belirlenen yükümlülükleri ortadan kaldırmaz."
Kaynak: Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği (RG 29001), Madde 33, ikinci fıkra.
Bu durumda ÜTS'deki hareket alanı da Ek-3 ile sınırlı kalır:
"ÇKYS ruhsatı olmayan firmalar yalnızca Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği Ek-3'de belirtilen cihazlara dair ürün kaydı ve bayilik işlemlerini gerçekleştirebilecektir."
Kaynak: ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu, Soru B5-2, Not.
Ek-3'teki cihazların imalatçısı veya ithalatçısı olan şahıs firması ise istisnadan yararlanamaz:
"26/5/2023 tarihi itibarıyla ÜTS ’de Yönetmeliğin eki Ek-3’te yer alan cihazların imalatçısı veya ithalatçısı olarak kaydı bulunmayan yerlerin söz konusu kayıtlarını gerçekleştirebilmeleri için tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesine sahip olmaları gerekmektedir."
Kaynak: Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinin Uygulanmasına İlişkin Kılavuz (TCS-KLVZ-08, Versiyon 4), Madde 19, üçüncü fıkra.
Şahıs firmasının zorunlu ÜTS bildirimleri
Bildirimler faaliyet alanına göre değişir; şahıs firması ile şirket arasında bildirim yönünden fark yoktur:
| Bildirim | Ne zaman | Dayanak |
|---|---|---|
| İthalat Bildirimi | Menşei Türkiye olmayan ürünü firma ithal ettiğinde | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 7/1 |
| Üretim Bildirimi | Menşei Türkiye olan ürünü firma ürettiğinde | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 6/1 |
| Alma Bildirimi | İthalatçı veya üreticiden gelen ürün teslim alındığında | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 10/1 |
| Verme Bildirimi | Ürün başka ÜTS kayıtlı firma veya kuruma verildiğinde | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 9/1 |
| Tüketiciye Verme Bildirimi | Ürün doğrudan vatandaşa satıldığında | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 14/1 |
| İhracat Bildirimi | Ürün ihraç edildiğinde | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 17/1 |
| HEK/Zayiat Bildirimi | Zayi olan veya ekonomik ömrünü tamamlayan ürünler için | Tekil Hareket Kılavuzu Madde 15/1 |
"Verme bildirimine karşılık olarak muhatap kurum/firma/hastane tarafından alma bildirimi yapılmamış ise o ürün için stok aktarımı gerçekleşmez."
Kaynak: Tıbbi Cihazların ÜTS Tekil Hareket Bildirimlerine İlişkin Kılavuz, Madde 9, ikinci fıkra.
ÜTS'ye ürün kaydı yapacak kişi için eğitim şartı vardır; bildirimler için yoktur:
"1/1/2025 tarihi itibarıyla tıbbi cihaz kayıt elemanı yeterlilik belgesine sahip olmayan kişilerin Ürün Takip Sistemine (ÜTS) tıbbi cihaz kaydı yapmasına izin verilmez. ÜTS de kayıtlı tıbbi cihazın bildirim işlemleri (alma-verme bildirimleri vb.) için yetkilendirilmiş kuruluştan eğitim alma şartı aranmaz."
Kaynak: Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinin Uygulanmasına İlişkin Kılavuz (TCS-KLVZ-08, Versiyon 4), Madde 11, üçüncü fıkra.
Ön şart belgeler
- Vergi dairesinde faal mükellefiyet ve vergi kimlik numarası (VEDOP) (ÜTS Kayıt Kılavuzu Madde 5/2).
- İşyeri açma ve çalıştırma ruhsatı (Yönetmelik Madde 5/2-d).
- Tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi ve ÇKYS numarası; yalnızca Ek-3 satışı yapılıyorsa aranmaz (ÜTS Kayıt Kılavuzu Madde 5/5, Yönetmelik Madde 33/2).
- İmza yetkilisi için imza sirküsünün orijinali veya noter onaylı ıslak imzalı hali (ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Kılavuzu, Soru A3-1).
- Ürün kaydı yapacak personel için tıbbi cihaz kayıt elemanı yeterlilik belgesi (TCS-KLVZ-08 Madde 11/3).
Sık yapılan hatalar
- Vergi levhası yeterli sanılarak yetki belgesi ve ÇKYS numarası olmadan Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı kaydı açmaya çalışmak; ÜTS 'Firmanızın ruhsatı bulunmadığı için ... yapılamaz' hatası verir (Durum 9).
- Şirkete dönüşünce yeni ÜTS başvurusu yapmak; mevcut kayıt MERSİS'e dönüştürülür (Soru B6-2).
- İkinci faaliyet alanı için aynı firma kaydını kullanmaya çalışmak (Durum 15).
- VEDOP'ta mükellefiyet pasife düşünce ÜTS kaydının da pasife düşeceğini hesaba katmamak; ÜTS firma bilgilerini VEDOP'tan periyodik çeker (Soru B6-1).
- Ek-3 ürünlerinin ithalatçısı olup yetki belgesinden muaf olduğunu sanmak (TCS-KLVZ-08 Madde 19/3).
İlgili sayfalar
- ÜTS firma kaydı
- Medikal firma açmak için gerekli belgeler
- Yeni kurulan medikal firma için ÜTS kurulumu
- ÇKYS numarası nasıl alınır
- İmalatçı ve ithalatçı için yetki belgesi zorunluluğu
- Firma devri, unvan ve adres değişikliği
- ÜTS kayıt elemanı yetkisi
- Ecza deposu ÜTS kaydı
Şahıs firması için Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı
Şahıs firması olarak ÜTS firma kaydınızı açmak, bildirim akışınızı kurmak veya satış merkezi yetki belgesi sürecinizi yürütmek için Medex ile çalışabilirsiniz. Mevcut ruhsat ve ürün listenizi inceleyip hangi firma türüyle kayıt açılacağını ve hangi bildirimlerin zorunlu olduğunu yazılı olarak bildiririz. Fiyat teklifi alın, +90 505 580 46 22 numarasını arayın veya info@medexmedikal.com adresine yazın.
Sıkça Sorulan Sorular
Şahıs firması ÜTS'ye kayıt olabilir mi?
Evet. ÜTS Kayıt Kılavuzu Madde 5/3 'MERSİS kaydı olmayan şahıs firması' türünü tanımlar; kayıt VEDOP kaynaklı olarak vergi kimlik numarası üzerinden açılır ve başvuruda fiziki evrak gerekmez.
Şahıs firması tıbbi cihaz satmak için yetki belgesi almak zorunda mı?
Evet. Madde 26/1 gerçek ve tüzel kişi ayrımı yapmaz; Üretici/İthalatçı/Bayi/İhracatçı türünde ÜTS kaydı için satış merkezi ruhsatı ve ÇKYS numarası zorunludur. Yalnızca Ek-3 ürünlerini satan ve bunların imalatçısı veya ithalatçısı olmayan işletme için yetki belgesi aranmaz.
Şahıs firmasında imza yetkilisi ÜTS'ye nasıl eklenir?
VEDOP kaynaklı firmada imza yetkilisi MERSİS'ten çekilemez; mevcut imza yetkilisi, yeni kişinin imza sirküsünün orijinalini veya noter onaylı ıslak imzalı halini ÜTS talep sistemi ile TİTCK'ya gönderir (Soru A3-1).
Şahıs firması limited şirkete dönüşürse ÜTS kaydı yeniden mi açılır?
Hayır. Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri altından MERSİS'e Dönüştür ile mevcut kayıt MERSİS kaynaklı hale getirilir; firma bilgileri MERSİS'ten çekilerek güncellenir (Soru B6-2).
Şahıs firması hem ithalat hem bayilik yaparsa iki kayıt mı gerekir?
ÜTS'de bir tıbbi cihaz firmasının yalnızca bir faaliyet alanı olabilir ve her faaliyet alanı için ayrı firma başvurusu yapılır (Durum 15). Faaliyet alanı değişikliğinde il sağlık müdürlüğünden yeni ÇKYS ruhsatı alınır (Durum 14).