- 17 May
- 8 dakikada okunur
Güncelleme tarihi: 17 May
ÇKYS Numarası Nasıl Alınır? ÇKYS (Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi), Sağlık Bakanlığı tarafından 1997'den bu yana yönetilen merkezi bir bilgi sistemidir. Türkiye'de sağlık sektöründe çalışan tüm bireylerin ve faaliyet gösteren tüm kurumların kayıt altında tutulduğu bu sistem; ÜTS (Ürün Takip Sistemi) firma, belge ve ürün kayıt işlemlerinin, yetki belgesi başvurularının ve resmî yazışmaların temelini oluşturur.
Bu rehberde ÇKYS numarasının ne olduğunu, bireyler için nasıl alındığını, kurumlar için ÇKYS kodunun hangi süreçler sonunda atandığını ve ÜTS kaydı ile bağlantısını resmî kaynaklara dayanarak adım adım anlatıyoruz.
1. ÇKYS Nedir ve Yasal Dayanağı
ÇKYS, Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü bünyesinde 1997 yılında kurulmuş, 2003'ten itibaren Bakanlık merkez ve taşra teşkilatlarında aktif olarak kullanılan kapsamlı bir bilgi yönetim platformudur.
Sistemin yasal dayanağı 2.11.2011 tarihli ve 663 sayılı Sağlık Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile 15.7.2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 4 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi'dir. Sistemin İl Sağlık Müdürlüklerinde uygulamaya alınması 10.06.2004 tarih ve 94606 sayılı Sağlık Bakanlığı Genelgesi ile düzenlenmiştir.
ÇKYS Alt Modülleri
• İKYS — İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (personel atama ve izleme)
• MKYS — Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (stok ve envanter)
• YTS — Yatırım Takip Sistemi (taşınmaz takibi)
• SKYS — Özel Sağlık Kuruluşları Yönetim Sistemi
• TSİM — Temel Sağlık İstatistikleri Modülü
2. ÇKYS Numarası Ne İşe Yarar? ÜTS Bağlantısı
ÇKYS numarası, sisteme tanımlanan kişi veya kurumu resmî olarak ifade eden tekil bir kimlik numarasıdır. Bireysel ÇKYS numarası kişiye, kurumsal ÇKYS kodu ise işletmeye/kuruluşa atanır.
Kritik Bağımlılık — ÇKYS olmadan ÜTS yok
ÜTS firma kaydı başvurusunda firmaya ait kurumsal ÇKYS kodunun bulunması zorunludur. ÜTS firma kaydı tamamlanmadan ise belge kaydı, ürün kaydı ve tekil bildirim işlemleri başlatılamaz. ÇKYS, tıbbi cihaz sektöründeki yasal işlemlerin başlangıç noktasıdır.
ÇKYS Numarasının Kullanıldığı Alanlar
• ÜTS firma ve sorumlu kişi kaydı
• ÜTS ürün ve belge kayıt işlemleri
• Tıbbi Cihaz Satış Merkezi (TCSM) yetki belgesi başvuruları
• Tıbbi Cihaz Sorumlu Müdür, Satış-Tanıtım Elemanı ve Klinik Destek Elemanı atamaları
• Optisyenlik müessesesi, eczane, ortez-protez ve işitme cihazı merkezi ruhsatlandırma süreçleri
• Sağlık Bakanlığı ile yapılan tüm resmî yazışmalar
• Kamu hastane ihaleleri ve SGK geri ödeme süreçleri
3. Bireysel ÇKYS Numarası Nasıl Alınır?
Bireysel ÇKYS kaydı, sağlık alanında çalışan veya çalışmaya başlayacak gerçek kişiler için yapılır. Sağlık meslek mensupları ve tıbbi cihaz sektöründe sorumlu pozisyonlarda görev alacak adaylar bu kayıt türüne tabidir.
Hangi Meslekler Bireysel ÇKYS Kaydı Yaptırır?
• Eczacı, hemşire, ebe, diş hekimi, veteriner hekim
• Tıbbi laboratuvar teknikeri, sağlık memuru
• Biyomedikal mühendisi, tıbbi cihaz teknolojisi mezunu
• Optisyen, diş protez teknikeri
• Tıbbi Cihaz Sorumlu Müdür, Satış-Tanıtım Elemanı (STE), Klinik Destek Elemanı (KDE) adayları
• Fizik, kimya, biyoloji, moleküler biyoloji-genetik mezunu fen bilimciler
• Elektrik-elektronik, elektronik-haberleşme mühendisleri
Başvuru Yeri
Bireysel ÇKYS başvuruları, kişinin yerleşim yeri veya iş yerinin bulunduğu ildeki İl Sağlık Müdürlüğü Personel Şube Müdürlüğü ya da ilgili birime yapılır.
Gerekli Belgeler
• TC Kimlik kartı fotokopisi
• Diploma veya geçici mezuniyet belgesi
• İşe başlama yazısı veya iş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi (özel sektörde çalışılıyorsa)
• Branş veya alan sertifikası (varsa: optisyenlik, eczacılık, vb.)
• Güncel tarihli vesikalık fotoğraf
Başvuru Süreci
• Belgeler hazırlanır ve İl Sağlık Müdürlüğü'ne şahsen veya yasal vekil aracılığıyla teslim edilir
• Başvuru evrakları kontrol edilir ve eksik varsa tamamlama süresi verilir
• Onaylanan başvurular için kişisel ÇKYS numarası oluşturulur
• Numara, başvuruda bildirilen e-posta veya çalışılan kurum aracılığıyla iletilir
4. Kurumsal ÇKYS Kodu: Yetki Belgesi ile Otomatik Atanır
Önemli Kavramsal Not
Bireysel ÇKYS kaydının aksine, firmalar için bağımsız bir kurumsal ÇKYS başvurusu yoktur. Kurumsal ÇKYS kodu; ilgili faaliyet türünde yetki belgesi veya ruhsat alındığında EKİP sistemine girilen firma bilgilerinden otomatik olarak atanır. Yani ÇKYS kodu kendi başına talep edilen bir belge değil; yetki belgesi/ruhsat sürecinin bir çıktısıdır.
Kurumsal ÇKYS kodu almak için firma; faaliyet alanına göre Sağlık Bakanlığı'nın yetki belgesi veya ruhsat süreçlerinden birini tamamlamalıdır. 2023 yılı sonrasında bu süreçlerin tamamı EKİP sistemi üzerinden yürütülmektedir.
Hangi Faaliyetler Kurumsal ÇKYS Kodu Atanmasıyla Sonuçlanır?
• Tıbbi Cihaz Satış Merkezi (TCSM) Yetki Belgesi
• Optisyenlik Müessesesi Ruhsatı
• Ismarlama Protez-Ortez Merkezi Ruhsatı
• İşitme Cihazı Merkezi Ruhsatı
• Diş Protez Laboratuvarı Ruhsatı
• Eczane Ruhsatı (İl Sağlık Müdürlüğü Eczacılık Birimi)
• Özel sağlık tesisi açılış izinleri (hastane, tıp merkezi, poliklinik vb.)
EKİP Portalı Üzerinden Süreç
Tıbbi Cihaz Satış Merkezi ve benzeri kurumsal yetkilendirme süreçlerinin yürütüldüğü güncel portal EKİP(ekip.saglik.gov.tr) olup, Sağlık Bakanlığı'nın saglik.gov.tr alt alanı altında yer alır. Sorumlu müdür sisteme e-Devlet, e-İmza, Mobil İmza veya T.C. Kimlik Kartı ile giriş yapar. Yetki belgesi onaylandıktan sonra firma bilgileri ekranında kurum kodu görüntülenir; bu kod ÜTS firma kaydında zorunlu olarak girilen kurumsal ÇKYS kodudur.
Örnek: TCSM Yetki Belgesi İçin Gerekli Belgeler
Tıbbi Cihaz Satış Merkezi yetki belgesi başvurusunda İl Sağlık Müdürlüğü'ne sunulması gereken belgeler şunlardır. (Resmî kaynak: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Tıbbi Cihaz ve Biyomedikal Birimi.)
• Başvuru dilekçesi (İl Sağlık Müdürlüğü EK-1 başvuru formu)
• Yazılı hizmet sözleşmesi (sorumlu müdür ve firma sahibi farklı kişiler ise)
• Sorumlu müdür yeterlilik belgesi (aslı ve fotokopisi — TCESİS sisteminden alınmış olmalı)
• Satış-tanıtım elemanı yeterlilik belgesi (aslı ve fotokopisi — TCESİS'ten alınmış olmalı)
• Klinik destek elemanı yeterlilik belgesi (varsa — başvuru için şart değildir)
• Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi örneği (güncel adrese ait, noter onaylı aslı ve fotokopisi)
• Vergi levhası örneği (aslı ve fotokopisi)
• İmza sirküleri (güncel aslı ve fotokopisi)
• İş Yeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı
• Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Çalışan Personel Bildirimi formu
• Taahhütname (1) — ilgili mevzuat ve yönetmeliklere uyum
• Taahhütname (2) — 25 m² altı iş yerlerinde bireysel kullanıcıya doğrudan satış yapılmayacağına dair (yalnızca 25 m² altı işyerleri için)
• Kroki (iş yeri metrekare, ölçü ve dizilim — kaşe-imzalı)
• Personel aylık sigorta hizmet dökümü (kaşe-imzalı)
• Fotoğraf (her personel için iki adet — çalışma belgesi ve personel kartı için)
• Ödeme dekontları (belge ve kartlar için ayrı ayrı yatırılmış, bankadan alınmış imzalı dekont)
Diğer Faaliyet Türleri
Optisyenlik müessesesi, ortez-protez merkezi, işitme cihazı merkezi, diş protez laboratuvarı ve eczane gibi diğer kurumsal yetkilendirmeler için belge listeleri farklılık gösterir. Her faaliyet türü için ilgili İl Sağlık Müdürlüğü'nün resmî sayfasında yayımlanan güncel evrak listesi esas alınmalıdır.
Süreç Sonu — ÇKYS Kodunun Görüntülenmesi
• Yetki belgesi / ruhsat başvurusu kabul edilir ve İl Sağlık Müdürlüğü tarafından yerinde denetim yapılır
• Onay sonrası yetki belgesi düzenlenir ve EKİP portalı üzerinden firmaya iletilir
• Sorumlu müdür EKİP'e giriş yaparak firmanın belgelerine ve kurum bilgilerine erişir
• Firma bilgileri ekranında yer alan kurum kodu (ÇKYS kodu) ÜTS firma kaydında kullanılır
5. ÇKYS Numarası Sorgulama
Bireysel ÇKYS Numarası Sorgulama
• e-Devlet üzerinden Sağlık Personeli Bilgileri Sorgulama hizmeti kullanılabilir
• Çalışılan kurumun personel veya İK biriminden öğrenilebilir
• İl Sağlık Müdürlüğü'ne TC kimlik ile başvurarak sorgulama yapılabilir
Kurumsal ÇKYS Kodu Sorgulama
Kurumsal ÇKYS kodu, firmanın yetki belgesi veya ruhsatına bağlı olarak Sağlık Bakanlığı sistemlerinde kayıtlıdır ve EKİP portalı üzerinden firmanın yetkili kişisince görüntülenebilir. Bu kod aynı zamanda ÜTS firma kaydı sırasında zorunlu olarak girilen alandır.
6. ÇKYS Bilgilerinde Değişiklik veya Güncelleme
ÇKYS kaydında aşağıdaki durumlardan biri yaşandığında İl Sağlık Müdürlüğü'ne bildirim yapılması veya kurumsal kayıtlarda EKİP portalı üzerinden güncelleme talebi oluşturulması gerekir:
• Firma unvanı, adres veya faaliyet türü değişikliği
• Sorumlu müdür değişikliği
• Bireysel kayıtta görev yeri veya çalışılan kurum değişikliği
• Şube açılışı veya kapanışı
Değişiklikler zamanında bildirilmediği takdirde ÜTS işlemleri sırasında veri tutarsızlığı oluşur ve başvurular reddedilebilir. ÇKYS bilgilerinin güncel tutulması firma sahibi veya yetkili kişinin sorumluluğundadır.
7. Bireysel ÇKYS ve Kurumsal ÇKYS Karşılaştırma Tablosu
Kriter | Bireysel ÇKYS | Kurumsal ÇKYS Kodu |
Kayıt türü | Doğrudan bireysel başvuru | Yetki belgesi / ruhsat ile otomatik atama |
Başvuran | Gerçek kişi | Tüzel kişi (firma) / işletme |
Başvuru yeri | İl Sağlık Müdürlüğü Personel Şubesi | İl Sağlık Müdürlüğü Tıbbi Cihaz / İlaç Birimi |
Başvuru sistemi | Manuel evrak teslimi | EKİP portalı (ekip.saglik.gov.tr) |
Ön koşul | Mesleki diploma / sertifika | Yetki belgesi veya ruhsat başvurusu |
Tipik faaliyet alanı | Sağlık meslek mensupları | TCSM, Optisyenlik, Ortez-Protez, İşitme, Diş Protez, Eczane |
Sorgu yöntemi | e-Devlet Sağlık Personeli Bilgileri Sorgulama | EKİP portalı firma bilgileri ekranı |
ÜTS bağlantısı | Sorumlu kişi kaydında kullanılır | ÜTS firma kaydı için zorunlu |
Çıktı belgesi | ÇKYS numarası (bildirim ile) | Yetki belgesi/ruhsat + EKİP'te kurum kodu |
8. ÇKYS Süreçlerinde Sık Yapılan Hatalar
• Firmanın "kurumsal ÇKYS başvurusu" diye bağımsız bir süreç var sanması — ÇKYS kodu yetki belgesi/ruhsat sürecinin çıktısıdır
• EKİP portalına giriş yetkisinin sorumlu müdürde olmaması — portal girişi sorumlu müdürün kendi e-Devlet/e-İmzası ile yapılır
• Sorumlu müdür ve satış-tanıtım elemanı yeterlilik belgelerinin TCESİS sisteminden alınmamış olması
• Ticaret sicil gazetesindeki adres ile iş yeri açma ruhsatındaki adresin uyumsuzluğu
• Faaliyet konusunun ticaret sicilinde tıbbi cihaz olarak belirtilmemiş olması
• İmza sirkülerinin süresi dolmuş olması
• İş yeri krokisi ve personel sigorta dökümünün kaşeli imzalı olmaması
• 25 m² altı iş yerleri için Taahhütname (2)'nin eklenmemiş olması
• Bireysel kayıtta SGK işe giriş bildirgesinin başvuru tarihinden önce düzenlenmemiş olması
• Yurt dışı diploması için diploma denkliği belgesinin eksik olması
9. Sıkça Sorulan Sorular
ÇKYS numarası olmadan ÜTS kaydı yapılabilir mi?
Hayır. Hem bireysel hem de kurumsal ÇKYS olmadan ÜTS üzerinde firma, belge veya ürün kaydı işlemleri başlatılamaz. Kurumsal ÇKYS kodu, ÜTS firma kaydında zorunlu olarak girilen alandır.
Kurumsal ÇKYS başvurusunu doğrudan yapabilir miyim?
Hayır. Kurumsal ÇKYS kodu için bağımsız bir başvuru yapılmaz. ÇKYS kodu; TCSM, Optisyenlik, Ortez-Protez, İşitme Cihazı Merkezi, Diş Protez Laboratuvarı veya Eczane gibi faaliyet türlerinden birinde yetki belgesi/ruhsat alındığında EKİP sistemi tarafından firma bilgilerinizle birlikte otomatik olarak atanır.
EKİP portalı nedir ve ne işe yarar?
EKİP (ekip.saglik.gov.tr), Sağlık Bakanlığı bünyesinde tıbbi cihaz satış merkezi ve benzeri kurumsal yetkilendirme başvurularının yürütüldüğü portaldır. Sorumlu müdür e-Devlet, e-İmza, Mobil İmza veya T.C. Kimlik Kartı ile giriş yapar; firmaya ait yetki belgesi, çalışma belgesi ve kurum kodu bilgilerine bu portaldan erişilir.
ÇKYS kodu hangi belgede yer alır?
Kurumsal ÇKYS kodu, EKİP portalına giriş yapıldığında firma bilgileri ekranında görüntülenir. Bu kod, ÜTS firma kaydı sırasında zorunlu olarak girilen alandır.
Şirket merkez adresi değişirse ÇKYS kodu değişir mi?
Şirketin ÇKYS kodu kuruluşa atanmıştır ve genellikle aynı kalır; ancak adres değişikliği derhal İl Sağlık Müdürlüğü'ne bildirilmeli, EKİP portalındaki firma bilgileri güncellenmeli ve ÜTS tarafında veri tutarlılığı sağlanmalıdır.
Bireysel ÇKYS numarası başka şehre taşındığımda değişir mi?
Hayır, bireysel ÇKYS numarası kişiye özgüdür ve şehir değişikliğinden etkilenmez. Yeni İl Sağlık Müdürlüğü'ne taşınma/işe giriş bildirimi yapılır, ancak numara aynı kalır.
Sorumlu Müdür adayı olmak için bireysel ÇKYS kaydım yeterli mi?
Bireysel ÇKYS kaydı Sorumlu Müdür yeterlilik belgesi başvurusu için ön koşuldur ancak tek başına yeterli değildir. TCESİS üzerinden Sorumlu Müdür eğitim ve sınav sürecini tamamlamak ve İl Sağlık Müdürlüğü'nden çalışma belgesi almak gerekir.
Yurt dışından gelen sağlık personeli ÇKYS kaydı yaptırabilir mi?
Evet, ancak diploma denkliği işlemi tamamlanmış olmalıdır. YÖK veya Sağlık Bakanlığı tarafından düzenlenen denklik belgesi başvuruya eklenir.
Birden fazla satış merkezi açan bir firmaya kaç ÇKYS kodu verilir?
Her bir satış merkezi (her bir TCSM yetki belgesi) için EKİP portalında ayrı bir kayıt oluşturulur ve her merkez için ilgili kurum kodu (ÇKYS kodu) atanır.
ÇKYS başvurusu için ücret ödenir mi?
Bireysel ÇKYS başvuruları İl Sağlık Müdürlüklerinde ücretsiz yapılır. Ancak yetki belgesi ve personel çalışma belgeleri için ödeme dekontları (belge başına ayrı) sunulması gerekmektedir; tutarlar her yıl güncellenir.
10. Resmî Kaynaklar
• EKİP Portalı (Sağlık Bakanlığı): https://ekip.saglik.gov.tr
• ÇKYS Portalı (Sağlık Bakanlığı): https://ckys.saglik.gov.tr/
• Sağlık Bakanlığı Dijital Hastane (ÇKYS tanım sayfası): https://dijitalhastane.saglik.gov.tr
• Ankara İl Sağlık Müdürlüğü — TCSM Evrak Listesi: ankaraism.saglik.gov.tr
• İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü — TCSM Evrak Listesi: istanbulism.saglik.gov.tr
• Sağlık Personeli Bilgileri Sorgulama (e-Devlet): turkiye.gov.tr
• Tıbbi Cihaz Yeterlilik Belgesi Başvurusu (e-Devlet): turkiye.gov.tr/saglik-tibbi-cihaz
• ÜTS Uygulaması (TİTCK): utsuygulama.saglik.gov.tr
Medex Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı
Medex, Türkiye'de tıbbi cihaz ÜTS kayıt danışmanlığı alanında uzmanlaşmış bir firmadır. Bireysel veya kurumsal ÇKYS sürecinde belge hazırlığı, İl Sağlık Müdürlüğü başvurusu, EKİP portalı işlemleri ve sonrasında ÜTS firma, belge ve ürün kaydına geçiş için uçtan uca ÜTS kayıt danışmanlık hizmeti sunuyoruz. Detaylı bilgi için ÜTS Kayıt Danışmanlığısayfamızı inceleyebilir veya doğrudan iletişim formu üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
ÜTS Danışmanlık Hizmetimizden Faydalanmak İster misiniz?
Sadece e-posta adresinizi bırakmanız yeterli!
Formu doldurduktan sonra en kısa sürede fiyat teklifimizi mail adresinize ulaştıracağız.
👇