ÜTS Verme ve Alma Bildirimi Nasıl Yapılır? Zorunlu Alanlar, Eksik Alma, İptal ve İade
Güncelleme tarihi: 22 saat önce
ÖZET
ÜTS verme ve alma bildirimi, tekil ürünün bir firma, kurum veya hastaneden diğerine geçişini Ürün Takip Sistemi'nde (ÜTS) kayda geçirir. Veren taraf verme bildirimi yapar, alan taraf alma bildirimiyle kabul eder. Alma bildirimi yapılmadıkça stok aktarımı gerçekleşmez.
Bu yazıda iki bildirimi TİTCK'nın Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemi Tekil Hareket Bildirimlerine İlişkin Kılavuz'unun 9 ve 10. maddelerinden birebir alıntıyla anlatıyoruz. Diğer bildirim türleri için ÜTS tekil hareket bildirimleri yazımıza bakabilirsiniz.
Verme, alma ve diğer tekil bildirimleriniz için: Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı
İçindekiler
1. ÜTS Verme ve Alma Bildirimi Nedir?
“Madde 9- (1) Bir kurum/firma/hastanenin sahip olduğu tekil ürünler başka bir kurum/firma/hastaneye verilmek istendiğinde verme bildirimi yapılır.”
“(2) Verme bildirimine karşılık olarak muhatap kurum/firma/hastane tarafından alma bildirimi yapılmamış ise o ürün için stok aktarımı gerçekleşmez.”
“Madde 10- (1) Kurum/firma/hastane tarafından yapılan verme bildirimlerini kabul etmek için alma bildirimi yapılır.”
Bildirimler, ÜTS'de kayıtlı cihazın birincil ürün numarası veya ona eklenen piyasaya arz barkodu ile yapılır:
“(6) ÜTS'de kayıtlı tıbbi cihazların ürün hareket bildirimlerinde tıbbi cihazın birincil ürün numarası veya birincil ürün numarasına eklenen piyasaya arz barkodu kullanılabilir.”
Satış merkezlerinin tekil bildirim yükümlülüğü Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinden gelir:
“Satış merkezleri, piyasaya arz ettiği veya piyasada bulundurduğu tıbbi cihazları, Kurum tarafından oluşturulan kayıt ve bilgi yönetim sistemine kaydetmek, kayıt altına alınan bilgileri güncel tutmak ve bu cihazların izlenebilirliğini sağlamak üzere tekil hareket bildirim işlemlerini yapmak zorundadır.”
2. Verme Bildiriminde Zorunlu Alanlar
9. maddenin üçüncü fıkrasına göre ürün numarası, lot ve/veya seri numarası ile sorgulama yapıldıktan sonra şu alanlar zorunludur:
“Verilen adet”
“Kurum”
“Belge Numarası”
“(4) Bedelsiz numune olarak verilen ürünler için verme bildirimi yapılırken ilgili alan işaretlenir.”
“(5) Verme bildirimi yaparken zorunlu alan olan belge numarası alanına verme bildirimi yapan kurum ile muhatabı arasında bağlantıyı/takibi kolaylaştıracak fatura no/irsaliye no/ tutanak vs. herhangi bir bilgi girilebilir.”
3. Verme İptal ve Askıdaki Bildirimler
“(6) Verme Bildirimi hatalı şekilde yapıldıysa, henüz alma bildirimi yapılmamış ise Verme İptal Bildirimi ile iptal edilir.”
“(7) Verme bildirimi yapılan ürünler, muhatap firma/kurum/hastane tarafından "almak istemiyorum" bildirimi ile alınmak istenmez ise bu ürün bilgileri "Alınmak İstenmeyen Verme Bildirimlerim" alanında görüntülenebilir ve ilgili verme bildirimleri iptal edilebilir.”
“(8) Muhatap firma/kurum/hastane tarafından alma bildirimi yapılmayan verme bildirimleri "Verme Yaptığım Askıdaki Tekil Ürünlerim" alanından görüntülenir.”
Kısaca: karşı taraf alma bildirimi yapmadan önce verme iptal edilebilir. Alma yapıldıktan sonra verme iptali yolu kapanır.
4. Alma Bildirimi ve Eksik Alma
“(2) Lot bazında takip edilen tıbbi cihazların verme bildiriminde verilen adetten daha az sayıda alma bildirimi yapılabilir.”
Bu durumda "alınan adet" kısmı güncellenerek eksik alma bildirimi yapılır. Alınmayan ürünler veren tarafta kalır:
“(3) Eksik alma bildirimi yapılması durumunda alınmayan adet kadar tekil ürün, verme bildiriminde bulunan firma/kurum/hastanenin stoğunda kalmaya devam eder.”
5. Hatalı Alma Bildirimi Nasıl Düzeltilir?
“(4) Alma Bildiriminin hatalı yapılması durumunda iptali yoktur. Söz konusu işlemin iptal edilmesi için verme bildiriminde bulunan firma/kurum/hastaneye tekrar verme bildirimi yapılması ve ilgili tarafın da tıbbi cihazları alma bildirimi ile alması gerekir.”
Yani düzeltme ters yönde yeni bir verme ve alma çiftiyle yapılır.
6. Almak İstemiyorum ve Toplu Cevap
“(5) Verme bildirimi ile gelen ürünlerin alınmak istenmemesi halinde "almak istemiyorum" seçeneği seçilir. "Almak İstemediğim Verme Bildirimleri" alanından bu ürün bilgilerine ulaşılabilir. Alınmak istenmeyen bildirim için verme bildirimi yapan kurum/firma/hastane tarafından "verme iptal" yapılmamış ise tekrar "alma bildir" yapılabilir.”
“(6) Kurum/firma/hastane kendisine yapılan verme bildirimlerine "Toplu Alma Bildir" veya "Toplu Almak İstemiyorum" alanlarından toplu bir şekilde cevap verebilir.”
7. Piyasaya Arz Barkodu ile Verme ve Alma
“(7) Piyasaya arz barkodu ile sadece üretim/ithalat/alma/verme bildirimleri yapılabilir. Piyasaya arz barkodu ile bildirim yapılması durumunda, piyasaya arz barkodu tanımlanırken sisteme girilen "iç miktarı" kısmında yer alan adet kadar birincil ürün numarasından tekil ürün hareketi sağlanır.”
Excel ile toplu bildirim için ÜTS toplu bildirim Excel yazımıza bakabilirsiniz.
8. Geri Çekme, İade ve Pasif Firma Durumları
Geri çekme kararı olan ürün normal verme bildirimiyle hareket ettirilemez:
“(2) Hakkında geri çekme kararı olan tekil ürünler için verme bildirimi kullanılamamaktadır.”
“Madde 19- (1) Geri çekme verme bildirimi ile verilen tekil ürünleri kabul etmek için kurum/firma tarafından "Geri Çekme Alma Bildirimi" yapılır.”
Verme ve alma dışındaki iade bildirimleri ayrıdır:
Tüketiciden İade Alma Bildirimi: tüketiciye verme bildirimiyle vatandaşa satılan ürün iade edildiğinde (14. madde, yedinci fıkra).
Tanımsız Yerden İade Alma Bildirimi: tanımsız yere verme bildirimiyle satılan ürün iade edildiğinde (16. madde, dördüncü fıkra).
Mahrecine İade Etme Bildirimi: ithalatçı ithal ettiği tekil ürünü iade ettiğinde (24. madde).
Firma durumu pasif olan firmalar, kullanıcı listesinde aktif kullanıcı varsa verme bildirimi yapabilir; alma bildirimi 25. maddedeki izinli listede yoktur. Firma kapanış ve devirlerinde kural:
“(2) Kapanan/Devredilen/Birleşen firmalarda bulunan tekil ürünlerin hareketi Verme/Alma bildirimleri ile sağlanır.”
9. Bildirimlerin Sorgulanması
“Madde 30- (1) Kurum/firma/hastane yapılan tüm bildirimlerini "Ayrıntılı Sorgula" menüsü altında yer alan "Bildirim Sorgula" alanından çeşitli kriterler girip filtreleyerek veya hiçbir kriter girmeden sorgulayabilir.”
“(4) Ayrıntılı Sorgula menüsü altında yapılan sorgulamalar son bir saat içerisinde yapılan işlemleri içermez. Bir saatin içinde yapılan işlemler, sonraki saatin başlangıcında görüntülenebilir.”
Sağlık tesisine gelen ürünün hasta üzerinde kullanımı için ÜTS kullanım bildirimi, demirbaş cihazların tanımlanması için ÜTS envanter bildirimi yazılarımıza bakabilirsiniz.
10. Sıkça Sorulan Sorular
Verme bildirimi yaptım, ürün karşı tarafın stoğuna geçti mi?
Hayır. Karşı taraf alma bildirimi yapmadıkça stok aktarımı gerçekleşmez. Alma bekleyen bildirimler "Verme Yaptığım Askıdaki Tekil Ürünlerim" alanında görünür.
Hatalı verme bildirimi iptal edilebilir mi?
Evet, karşı taraf henüz alma bildirimi yapmadıysa Verme İptal Bildirimi ile iptal edilir.
Hatalı alma bildirimi iptal edilebilir mi?
Hayır, alma bildiriminin iptali yoktur. Ürün, verme yapan tarafa yeni bir verme bildirimiyle geri gönderilir ve o taraf alma bildirimi yapar.
Gelen ürünlerin bir kısmı eksikse ne yapılır?
Lot bazında takip edilen cihazlarda verilen adetten az alma bildirimi yapılabilir. Alınmayan adet veren tarafın stoğunda kalır.
Belge numarası alanına ne yazılır?
Kılavuza göre fatura no, irsaliye no, tutanak gibi iki taraf arasındaki bağlantıyı ve takibi kolaylaştıracak herhangi bir bilgi girilebilir.
Verme ve alma bildirimlerinizin düzenli yapılması için: Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı
Kaynaklar
