Apostil Hangi Belgeye, Hangi Makam Tarafından Verilir?
Apostil, Lahey Apostil Sözleşmesine taraf devletler arasında resmi belgelerin karşılıklı tanınmasını sağlayan tek bir tasdik şerhidir. Türkiye'de bu şerhi tek bir kurum vermez; belgenin niteliği hangi makama gidileceğini belirler. Tıbbi cihaz tarafında apostil iki yönde karşımıza çıkar: yurt dışından gelen sertifikaların ÜTS'ye yüklenmesinde ve Kurumun düzenlediği serbest satış sertifikasının yurt dışına sunulmasında. İki yönün mercii de farklıdır.
Türkiye'de hangi belgeye hangi makam apostil verir
• İdari belgeler için Valilik veya Kaymakamlık yetkilidir. Kurumun düzenlediği serbest satış sertifikası bu gruptadır.
• Adli belgeler için Ağır Ceza Mahkemesi Adalet Komisyonu Başkanlığı yetkilidir.
• Yabancı belgelerin apostili Türkiye'den alınmaz; belgeyi düzenleyen ülkenin kendi yetkili makamından alınır.
Apostil belgenin içeriğini onaylamaz. Yalnızca imzanın gerçekliğini, imzalayanın hangi sıfatla imzaladığını ve belgedeki mühür veya damganın doğruluğunu teyit eder. Yanlış bilgi içeren bir belge apostilli olduğu için doğru sayılmaz.
ÜTS'ye yüklenecek yabancı sertifikalarda apostil
İthalatçı firmaların, yabancı imalatçıya ait EC Sertifikası veya AB Sertifikası (MDR/IVDR) kayıt ve güncelleme bildirimlerinde, sertifika Türkiye dışında yerleşik bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmişse "Orijinal Doküman" alanına apostil onaylı sertifika yüklenebilir. Kılavuz apostilin hangi ülkeden alınacağını da belirler: imalatçı firma AB üyesi bir ülkede ise imalatçının yerleşik olduğu ülkenin yetkili otoritesinden; imalatçı AB üyesi olmayan bir ülkede yerleşikse imalatçının veya imalatçının yetkilendirdiği AB yetkili temsilcisinin yerleşik olduğu ülkenin yetkili otoritesinden alınan apostil kabul edilir.
Apostil onaylı belgenin aslının ÜTS'ye yüklenmesi gerekir. Bu belgenin Türk noteri veya başka bir ülkeye bağlı noter tarafından verilen suretinin yüklenmesine gerek yoktur. Apostil yerine, imalatçı ülkede bulunan Türkiye Cumhuriyeti büyükelçiliği veya konsolosluğu onayı da kabul edilir; bu durumda da onaylı belgenin kendisi yüklenir.
e-Apostilde ek şartlar
Apostil, Lahey Konvansiyonuna üye veya taraf devletlerin yetkili makamlarınca elektronik ortamda oluşturulmuşsa (e-Apostil), e-Apostil üzerinde belirtilen sorgulama araçlarıyla (örneğin bir web sitesi) apostil uygulanmış belgeye ulaşılabilmesi ve belgenin doğrulanabilmesi şartıyla kabul edilir. Bu durumda:
• e-Apostilli belgeyi veren otorite tarafından ilgiliye dijital olarak verilen ya da otoritenin web sitesinden indirilen belgenin orijinalinin ÜTS'ye yüklenmesi zorunludur.
• Belgenin e-imza sorgulamasında, apostil işlemini gerçekleştiren otoritenin e-imzasının geçerli şekilde doğrulanabilmesi gerekir.
• Aslı yüklenmediği için ya da başka nedenlerle e-imza doğrulaması yapılamayan veya geçersiz e-imzaya sahip e-apostil onaylı belgeler kabul edilmez.
Tercüme sırası ve tercümede aranan unsurlar
Sıra önemlidir: önce apostil, sonra yeminli tercüme. Tercüme edilmiş bir belgeye sonradan apostil alınamaz ve apostil şerhinin kendisi de tercüme edilmelidir. ÜTS'de "Türkçe Doküman" alanına, "Orijinal Doküman" alanına yüklenen belgenin yeminli tercüman tarafından yapılan Türkçe tercümesi eksiksiz olarak yüklenir. Bu alana yeminli tercüman onaylı belgenin sadece Türkçe bölümü yüklenir. Tercüme edilen belgede tercümeyi yapan yeminli tercümanın adı ve soyadı, kaşesi, imzası veya mührü ile çevirinin orijinal belgenin aslına uygun yapıldığına dair tercüman beyanı bulunmalıdır.
Apostil aranmayan bir durum
Her yabancı belgede apostil aranmaz. AB Uygunluk Beyanı (MDR/IVDR) bildiriminde "AB Yetkili Temsilcisi" alanı altında açılan "Yetki Belgesi" alanına, imalatçı ile AB yetkili temsilcisi arasındaki anlaşma veya yetki belgesi aslı ve yeminli tercümanlı Türkçe çevirisi birlikte yüklenir; yetki belgesinin orijinalinde apostil ya da büyükelçilik veya konsolosluk onayı aranmaz. Bu alana EUDAMED web sitesindeki ilgili imalatçıya ait aktör ekranı çıktısı yüklenmişse, çıktının yeminli tercümanlı Türkçe çevirisinin ayrıca yüklenmesine de gerek yoktur.
Sık yapılan hata
• Belgeyi önce tercüme ettirip apostili sonradan aramak; bu sırayla alınan belge kabul edilmez.
• Apostilli belgenin noter onaylı suretini yüklemek. Kılavuz apostilli belgenin aslının yüklenmesini ister, noter suretini aramaz.
• e-Apostilli belgenin ekran görüntüsünü veya çıktısının taramasını yüklemek; e-imza doğrulaması yapılamayan dosya kabul edilmez.
• Apostili yanlış ülkenin makamından almak; imalatçının veya AB yetkili temsilcisinin yerleşik olduğu ülke kuralı gözden kaçırılmaktadır.
Kimi ilgilendiriyor: Yurt dışı belgeyle ÜTS kaydı yapan ithalatçılar ve serbest satış sertifikasına apostil talep eden ihracatçılar.
Sık yapılan hata: Tercümenin apostilden önce yaptırılması ve apostilli belgenin aslı yerine suret veya çıktısının yüklenmesi.
Dayanak: Lahey Apostil Sözleşmesi; ÜTS Kayıt Kılavuzu (TCKKD-KLVZ-03, V4.0, yürürlük 13.05.2026), belge kayıt ve güncelleme bildirimlerine ilişkin usul ve esaslar.