EKİP Nedir? Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Başvurusu EKİP Üzerinden Nasıl Yapılır? ÜTS Kayıt Danışmanlığı Öncesi Adım Adım Rehber
Güncelleme tarihi: 3 gün önce
EKİP nedir, tıbbi cihaz satış merkezleriyle ilgisi ne?
EKİP, Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü’nün geliştirdiği Entegre Kurumsal İşlem Platformu’dur. Bakanlığın resmî duyurusunda sistemin kapsamı şöyle anlatılır: “EKİP ile özel sağlık tesislerinin ruhsatlandırma süreci, hekim kadroları, çalışan hekim bilgileri, personel ayrılış-başlayış işlemleri, sağlık kuruluşu mahal listeleri, sağlık kuruluşu donanımları, denetim işlemleri, faaliyet izin belgeleri gibi tüm süreçlerin başvuru ve takip işlemleri kayıt altına alınıp takip edilecek.”
Tıbbi cihaz satış merkezleri (TCSM) bu sistemin Sağlık Tesisi Yönetimi (STY) bileşeninde işlem görür. Bakanlığın “EKİP-STY Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Mesul Müdür Kullanıcı Kılavuzu” STY’yi şöyle tanımlar: “Sağlık Tesisi Yönetimi (STY) Bakanlığımıza bağlı Kamu, Özel ve Üniversite olmak üzere tüm sağlık tesislerinin; Ruhsatlandırma, Faaliyet ve Denetim Süreçlerini kapsayan Ekip projesi içerisinde yer alan bir bileşendir.”
Özetle: yetki belgesi başvurusu, personel başlayış-ayrılış bildirimleri, adres/unvan değişiklikleri ve düzenlenen belgelerin çıktısı (“Değerli Belgeler”) artık bu platform üzerinden yürüyor. Bazı il sağlık müdürlükleri bunu açıkça zorunlu tutuyor; Kayseri İl Sağlık Müdürlüğü’nün Tıbbi Cihaz ve Eczacılık Birimi sayfasındaki ifade şöyle: “Ayrıca taranan belgeler ile tüm başvurular ekip.saglik.gov.tr web sitesinden yapılacak, elden başvuru kabul edilmeyecektir.”
Yönetmelik ne diyor: başvuru “dilekçe ile müdürlüğe”
EKİP bir sistemdir; başvurunun hukuki dayanağı ise Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği’dir (RG 15/5/2014-29001). Başvuru esası tek cümledir:
“MADDE 5 – (1) Satış merkezi olarak yetkilendirilmek isteyen gerçek veya tüzel kişi, satış merkezinin adresi, unvanı, sahiplik ile ilgili bilgileri içeren dilekçe ile müdürlüğe başvurur.”
Buradaki “müdürlük” il sağlık müdürlüğüdür. Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu’nun (TİTCK) Yönetmeliğin uygulanmasına ilişkin kılavuzu (TCS-KLVZ-08, Revizyon 2, yürürlük 9/1/2024) da aynı çizgidedir: “MADDE 4 – (1) Tıbbi cihaz satış merkezi olarak yetkilendirilmek isteyen gerçek veya tüzel kişiler, Yönetmeliğin 5 inci maddesi doğrultusunda müdürlüğe başvuru yapar. (2) Başvuru sırasında müdürlüğe verilen dilekçe, Ek-1’de yer alan formata uygun olur.”
Yani EKİP, Yönetmeliğin öngördüğü dilekçeli başvurunun elektronik kanalıdır; dilekçe ve ekleri yine hazırlanır, sisteme PDF olarak yüklenir ve çoğu ilde ayrıca elden teslim edilir.
EKİP’e giriş
Bakanlık kılavuzu giriş adımını şöyle tarif eder: “Açılan ortak giriş noktasındaki ‘Şifre, e-İmza, Mobil İmza, T.C. Kimlik Kartı, e-Devlet’ seçeneklerinden biri seçilerek EKİP sisteminde giriş yapılır.”
Burada iki pratik uyarı önemli. Birincisi, e-Devlet Kapısı’nın güvenlik sayfasındaki kural: “e-Devlet şifreniz size özeldir ve kişisel bilgilerinizin güvenliği için şifrenizi kimseyle paylaşmayınız.” Başvuruyu bir danışmanla birlikte hazırlıyorsanız bile sisteme firma yetkilisi kendi hesabıyla girmelidir. İkincisi, bazı ilçe sağlık müdürlükleri ilk başvurunun kimin hesabından yapılacağını yazılı olarak belirlemiştir; örneğin Çankaya İlçe Sağlık Müdürlüğü’nün 2026 tarihli belgesi: “İlk müracaatlar öncelikle ekip.saglik.gov.tr üzerinden firma sahip ve veya ortaklarından birinin e-devlet şifresiyle online olarak yapılması gerekmektedir. Akabinde sisteme yüklenen evraklar İlçe Sağlık Müdürlüğümüze elden teslim edilecektir.”
Adım adım başvuru (Bakanlık kılavuzuna göre)
Menü: Kılavuz ifadesiyle “Özel Sağlık Tesisleri-Tesis İşlemleri-Sağlık Tesisi Başvurusuna tıklanır. +Yeni Kayıt butonuna tıklanır.”
Kurum ve iletişim bilgileri: “Kurum Bilgileri ve İletişim Bilgilerindeki alanlar doldurulup Kaydet’e tıklanır.” Kurum türü olarak Tıbbi Cihaz Satış Merkezi seçilir; il ve ilçe alanları, işyeri açma ve çalıştırma ruhsatındaki adresle birebir olmalıdır. Yanlış il/ilçe seçimi, başvurunun başka bir müdürlük birimine düşmesine yol açar.
Sahiplik bilgileri: “Sahiplik Bilgilerinde MERSİS no ile sorgulama yapılıp sahiplik ve ortaklık bilgileri listelenebilir. Kişi Ekle seçeneği ile de manuel olarak sahiplik bilgileri doldurabilir. Firma Ticari Bilgisinde boş gelen alanlar doldurulur ve Kaydet’e tıklanır.”
Belgeler: “Belgeler sekmesine tıklanır. Tesis tarafından yüklenecek belgeler başlığı altında tanımlanmış belgeler, Dosya yüklemek için tıklayın butonuna tıklanarak pdf. uzantılı olarak sisteme yüklenir.” Belgeler sekmesinde üç grup vardır: “Tesis Tarafından Yüklenecek Belgeler”, “İSM/Bakanlık Tarafından Yüklenecek Belgeler” ve “Elden Teslim Edilecek Belgeler”.
Gönderim: “Sağlık Tesisi Başvuru İşlemleri sekmesine geçilir ve Başvuru Yap’a tıklanır.” Bu adım atlanırsa kayıt taslak olarak kalır ve müdürlük ekranına düşmez.
Takip: “Ana sayfadaki Başlattığım İşler sekmesinde sağ kısımda iş emri detayında bulunan Tarihçeden başvurunun takibi yapılabilir.” Tarihçe ekranı, başvurunun hangi tarih ve saatte gönderildiğini gösterir; bu kaydın PDF çıktısını saklamak, ileride “başvuru tarihi” tartışmalarında tek başına yeterli delildir.
Müdürlük tarafında ne olur?
Bakanlığın il/ilçe sağlık müdürlüğü kullanıcıları için hazırladığı STY kılavuzunda akış şöyle anlatılır: “Başvurusu yapılan tesis, tesis kullanıcısının ekranında durumu Beklemede olduğu görülür. Başvuru yapılan tesisin başvurunun onayı için ilgili ism kullanıcısının Birimimdeki İşler’e düştüğü görülür.” Müdürlük kullanıcısı kurum bilgilerini ve belgeleri kontrol eder; “Onay İşlemleri butonundan süreç tamamlanıp tesisin başvurusu onaylanır istenirse Ret işlemlerinden başvuru reddedilir.”
Bu noktada Yönetmeliğin süre hükmü devreye girer: “MADDE 6 – (1) 5 inci maddeye uygun olarak hazırlanan belgeler müdürlük tarafından, başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde incelenir. Başvuruda eksiklik varsa satış merkezine yazılı olarak bildirilir. Başvuruda eksiklik yoksa müdürlük tarafından başvuru tarihinden itibaren kırk beş iş günü içerisinde yerinde inceleme yapılır.” Eksiklik bildirimi yazılı olmak zorundadır; sözlü “eksik var” ifadesi Yönetmelik anlamında bildirim değildir.
Yetki belgesi sonrası: Değerli Belgeler, tesis sorumlusu ve ÜTS
Yetki belgesi düzenlendikten sonra sistemdeki rol değişir. Kılavuz: “Tesis sorumlusu ile uygulamaya giriş yapılır.” Personel başlayış/ayrılış işlemleri, kapasite bilgileri ve düzenlenen belgelerin çıktısı bu hesaptan yürütülür; kılavuz “Sorumlu atama işlemleri Müdürlük kullanıcıları tarafından yapılacaktır.” der. Çankaya İlçe Sağlık Müdürlüğü’nün belgesinde çıktı adımı açıkça yazılıdır: “Süreç tamamlandığında oluşturulan karekodlu yetki ve çalışma belgeleri, kendi e-devlet şifrenizle gireceğiniz firmanızın ekip.saglik.gov.tr adresindeki kurum bilgileri portalında, ‘Değerli Belgeler’ başlığı altından çıktı olarak alınacak”
ÜTS bağlantısı Yönetmeliğin kendisinden gelir. Başvuru dosyasında “Satış merkezinin satış ve tanıtımını gerçekleştireceği cihazlarla ilgili Kurumun kayıt ve bilgi yönetim sistemine kayıtlı cihazları satacağına dair taahhütname” yer alır (Md. 5/2-ç). Çalışma belgesi düzenlenen personel için de “Müdürlük tarafından çalışma belgesi ile kimlik kartı düzenlenmiş satış ve tanıtım elemanları Kurumun elektronik sistemine kaydedilir.” (Md. 11/1). Yetki belgesi alan satış merkezinin ÜTS’de firma kaydını tamamlaması, ÜTS’ye kayıtlı cihazları satması ve belgeli personelini sistemde tutması bu hükümlerin gereğidir.
Sık yapılan hatalar
“Başvuru Yap” tıklanmadan kaydın gönderildiğini sanmak (kayıt taslakta kalır).
Kurum bilgilerinde il/ilçenin, belgeleri yükleyen kişinin bağlı olduğu ile göre varsayılan kalması.
Belgeleri PDF dışı formatta yüklemeye çalışmak.
Tarihçe çıktısını almadan müdürlüğe gitmek; kayıt farklı bir birime düştüğünde “sistemde görünmüyor” cevabıyla karşılaşmak.
Yetki belgesi sonrası işlemleri danışman hesabıyla yapmaya çalışmak (sistem yalnız tesis sorumlusunu tanır).
Medex Kurumsal ne yapar?
Medex Kurumsal Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı, EKİP başvurusu öncesinde dosyanın Yönetmelik Md. 5/2 ve TİTCK Kılavuzu Ek-1’e göre hazırlanmasını, firma yetkilisinin kendi hesabıyla yaptığı EKİP girişine refakati ve yetki belgesi sonrasında ÜTS firma, ürün ve belge kayıtlarını üstlenir. Şifre paylaşımı istemeyiz; başvuru sahibi her zaman firmadır.
Tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi ve ÜTS kayıt sürecinizi Medex Kurumsal Tıbbi Cihaz ÜTS Kayıt Danışmanlığı ile planlayın.
Kaynaklar (resmî)
Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği — mevzuat.gov.tr
TİTCK, Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinin Uygulanmasına İlişkin Kılavuz (TCS-KLVZ-08, Rev. 2) — titck.gov.tr
Sağlık Bakanlığı, “Sağlık Çalışanları İçin ‘EKİP’ Sistemi Devrede” basın duyurusu — saglik.gov.tr
SBSGM, EKİP-STY Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Mesul Müdür Kullanıcı Kılavuzu — dosyaism.saglik.gov.tr (Balıkesir İSM sayfasında yayımlı)
Kayseri İl Sağlık Müdürlüğü, Tıbbi Cihaz ve Eczacılık Birimi — kayseriism.saglik.gov.tr
Çankaya İlçe Sağlık Müdürlüğü, TCSM Yetki Belgesi (İlk) Müracaatında İstenen Belgeler (2026) — dosyaism.saglik.gov.tr
e-Devlet Kapısı, Güvenlik ve Politikalar sayfaları — turkiye.gov.tr
