Vijilans: Ciddi Olumsuz Olay Bildirimi, 15/10/2 Gün Süreleri ve ÜTS Kayıt Danışmanlığı

Piyasaya arz sonrası gözetim (PMS) ile vijilans sık sık birbirine karıştırılır. İkisi aynı sistemin parçasıdır ama farklı kanallardan yürür: PMS sürekli veri toplamayı, vijilans ise belirli olayların süreye bağlı olarak Kuruma bildirilmesini düzenler. Vijilanstaki süreler günle ölçülür ve kaçırıldığında telafisi yoktur.

Bu rehberde ciddi olumsuz olayın tanımı, hangi olayların raporlanacağı, 15 gün / 10 gün / 2 gün sürelerinin hangi hâlde işlediği, saha güvenliği düzeltici faaliyetinin bildirim anı, saha güvenliği bildiriminin dil ve içerik kuralları, imalatçının nihai rapor yükümlülüğü ve tüm bunların ÜTS ile bağı birebir mevzuat metinleriyle anlatılıyor.

Önce tanımlar: olumsuz olay, ciddi olumsuz olay, SGDF

Yönetmeliğin 3 üncü maddesi üç kavramı ayırır. Olumsuz olay:

"Olumsuz olay: Ergonomik özelliklerden kaynaklanan kullanım hataları da dâhil olmak üzere, piyasada bulundurulan bir cihazın karakteristiklerinde ya da performansında herhangi bir arıza ya da bozulmanın yanı sıra, imalatçı tarafından sağlanan bilgilerdeki herhangi bir yetersizliği veya istenmeyen herhangi bir yan etkiyi,"

Ciddi olumsuz olay ise üç sonuçtan birine bağlanır:

"1) Hastanın, kullanıcının ya da başka bir kişinin ölümüne,"

"2) Hastanın, kullanıcının veya başka bir kişinin sağlık durumunda geçici ya da kalıcı ciddi bozulmaya,"

"3) Ciddi kamu sağlığı tehdidine,"

"doğrudan veya dolaylı olarak yol açan, yol açmış olabilecek veya yol açabilecek olan herhangi bir olumsuz olayı,"

Bu tanımın kritik yeri sondadır: olay yalnızca zarar doğurmuş olmak zorunda değildir; "yol açmış olabilecek veya yol açabilecek olan" olaylar da ciddi olumsuz olaydır. Yani zarar gerçekleşmemiş bir yakın miss (near miss) de kapsam içinde olabilir.

Saha güvenliği düzeltici faaliyeti (SGDF) ve saha güvenliği bildirimi de ayrı ayrı tanımlanmıştır:

"Saha güvenliği düzeltici faaliyeti: Piyasada bulundurulan bir cihazla ilgili ciddi olumsuz olay riskini önlemek ya da azaltmak amacıyla teknik veya tıbbi nedenlerle imalatçı tarafından yürütülen düzeltici faaliyeti,"

"Saha güvenliği bildirimi: Bir saha güvenliği düzeltici faaliyetiyle ilgili olarak imalatçı tarafından kullanıcılara veya müşterilere gönderilen iletiyi,"

Ne raporlanır, ne raporlanmaz?

85 inci maddenin birinci fıkrası raporlama yükümlülüğünü ve kanalı kurar:

"Araştırma amaçlı cihazlar hariç olmak üzere, piyasada bulundurulan cihazların imalatçıları, 89 uncu maddenin dördüncü ve altıncı fıkraları uyarınca Kuruma ve ilgili diğer yetkili otoritelere aşağıdakileri raporlar. Bu raporlar 89 uncu maddede atıfta bulunulan elektronik sistem vasıtasıyla sunulur:"

Birinci kalem ciddi olumsuz olaylardır — ve önemli bir istisnayla:

"a) Piyasada bulundurulan cihazların dâhil olduğu her türlü ciddi olumsuz olayı raporlar (Ürün bilgisinde açıkça dokümante edilen, teknik dokümantasyonda niceliği belirtilen ve 86 ncı madde uyarınca trend raporlamasına tabi olan "beklenen yan etkiler" bu raporlamada hariç tutulur)."

İstisnanın üç şartı birlikte aranır: yan etki ürün bilgisinde açıkça dokümante edilmiş, teknik dokümantasyonda niceliği belirtilmiş ve trend raporlamasına tabi olmalıdır. Üçünden biri eksikse istisna işlemez ve olay ciddi olumsuz olay olarak raporlanır.

İkinci kalem saha güvenliği düzeltici faaliyetleridir:

"b) Türkiye veya AB üyesi ülkelerde yasal şekilde piyasada bulundurulan cihazlarla ilgili olarak bu ülkeler dışında yürütülenler de dâhil her türlü saha güvenliği düzeltici faaliyetini raporlar (Saha güvenliği düzeltici faaliyetinin sebebinin, Türkiye ve Avrupa Birliği dışındaki ülkelerin piyasasındaki cihazla sınırlı olması durumu bu raporlamada hariç tutulur)."

Buradaki mantık coğrafi değil, ürün temellidir: Türkiye'de veya AB'de yasal olarak bulunan bir cihaz için başka ülkede yürütülen SGDF de raporlanır. Yalnızca sebebi tamamen Türkiye/AB dışı piyasayla sınırlıysa hariç tutulur.

Süreler: 15 gün, 10 gün, 2 gün

İkinci fıkra genel ilkeyi koyar:

"Genel bir kural olarak, birinci fıkrada atıfta bulunulan raporlamalara yönelik sürelerde ciddi olumsuz olayın şiddeti göz önünde bulundurulur."

Ana süre üçüncü fıkradadır:

"İmalatçılar; birinci fıkranın (a) bendinde atıfta bulunulduğu şekilde herhangi bir ciddi olumsuz olayı, bu olay ile kendi cihazları arasında nedensel bir ilişki kurduktan sonra ya da bu tür nedensel ilişkinin makul şekilde olası olmasından sonra derhal raporlar. Bu süre, imalatçıların olumsuz olaydan haberdar olmasından itibaren 15 günü geçmez."

En kısa süre ciddi kamu sağlığı tehdidi içindir:

"Üçüncü fıkraya bakılmaksızın, ciddi bir kamu sağlığı tehdidi söz konusu olduğunda birinci fıkrada atıfta bulunulan rapor derhal sunulur ve bu süre imalatçının bu tehditten haberdar olmasından itibaren 2 günü geçmez."

Ölüm ve beklenmeyen ciddi bozulma için orta süre:

"Üçüncü fıkraya bakılmaksızın ölüm veya kişinin sağlık durumunda beklenmeyen ciddi bozulma söz konusu olduğunda rapor, imalatçının cihaz ile ciddi olumsuz olay arasında nedensel bir ilişki kurmasından veya bundan şüphelenmesinden sonra derhal sunulur ve bu süre imalatçının ciddi olumsuz olaydan haberdar olmasından itibaren 10 günü geçmez."

Üç sürenin de başlangıç anı aynıdır: imalatçının olaydan haberdar olması. Nedensel ilişkinin kesin olarak kurulmuş olması beklenmez; "makul şekilde olası olması" ya da "bundan şüphelenmesi" yeterlidir.

Emin değilseniz yine de raporlayın

Altıncı ve yedinci fıkralar, sürenin kaçırılmasını engelleyen iki mekanizma kurar. Birincisi başlangıç raporu:

"Zamanında raporlamayı sağlamak için gerektiğinde imalatçı, tam bir rapordan önce bir başlangıç raporu sunabilir."

İkincisi tereddüt hâli:

"İmalatçı, potansiyel olarak raporlanabilir bir olumsuz olaydan haberdar olduktan sonra olumsuz olayın raporlanabilir olup olmaması konusunda emin olmasa dahi iki ila beşinci fıkralar uyarınca gerekli zaman dilimi içerisinde bir rapor sunar."

Bu, uygulamada en sık yapılan hatayı doğrudan hedef alır: "önce araştıralım, kesinleşince bildiririz" yaklaşımı mevzuata aykırıdır. Süre, kesinlik beklenerek durdurulamaz.

Saha güvenliği düzeltici faaliyeti ne zaman bildirilir?

Sekizinci fıkra bildirimi faaliyetin öncesine çeker:

"İmalatçı, ivedilikle saha güvenliği düzeltici faaliyeti yürütmesi gereken acil durumlar hariç olmak üzere, birinci fıkranın (b) bendinde atıfta bulunulan saha güvenliği düzeltici faaliyetini, bu faaliyeti yürütmeden önce gecikmeksizin raporlar."

Yani kural: önce bildir, sonra uygula. İstisna yalnızca ivedilik gerektiren acil durumlardır.

Periyodik özet raporlama

Dokuzuncu fıkra tekrarlayan benzer olaylar için alternatif bir yol açar. İmalatçı, aynı cihaz veya cihaz tipiyle meydana gelen;

"a) Kök nedenin belirlenmiş olduğu,"

"b) Bir saha güvenliği düzeltici faaliyetin uygulandığı,"

"c) Olumsuz olayların yaygın olduğu ve iyi bir şekilde dokümante edildiği,"

benzer ciddi olumsuz olaylar için, koordinatör yetkili otoritenin şekil, içerik ve sıklık konusunda mutabık kalması şartıyla ayrı ayrı raporlar yerine periyodik özet raporları sunabilir. Bu bir muafiyet değil, mutabakata bağlı bir usul değişikliğidir.

Sağlık profesyoneli ve hasta bildirimleri

Onuncu fıkra bildirim kanalını genişletir:

"Birinci fıkranın (a) bendinde atıfta bulunulan şüpheli ciddi olumsuz olaylar; sağlık profesyonelleri, kullanıcılar ve hastalar tarafından Kuruma raporlanır. Kurum, bu raporları merkezi olarak kaydeder."

On birinci fıkra ise bu raporların imalatçıya nasıl döndüğünü ve imalatçının nasıl yanıt vereceğini düzenler. İmalatçı olayın ciddi olduğunu düşünüyorsa rapor sunar; düşünmüyorsa:

"c) İlgili cihazın imalatçısının olumsuz olayın ciddi bir olumsuz olay olmadığını veya 86 ncı madde uyarınca trend raporlaması kapsamında "beklenen istenmeyen yan etki" olduğunu düşünmesi durumunda, imalatçı açıklayıcı bir beyan sunar. Kurum, açıklayıcı beyandaki değerlendirmeye katılmaz ise imalatçıdan bir ila beşinci fıkralar uyarınca bir rapor sunmasını ve 87 nci madde uyarınca uygun takip faaliyetinin gerçekleştirilmesini sağlamasını talep edebilir."

Yani imalatçının "bu ciddi değil" değerlendirmesi tek başına süreci kapatmaz; Kurum katılmazsa rapor istenebilir.

Rapordan sonra: araştırma ve nihai rapor

87 nci maddenin birinci fıkrası raporlamanın ardından gelen yükümlülüğü kurar:

"85 inci maddenin birinci fıkrası uyarınca bir ciddi olumsuz olayın raporlanmasını takiben imalatçı, ciddi olumsuz olaya ve ilgili cihazlara ilişkin gerekli araştırmaları gecikmeksizin yürütür."

Ve delilin korunmasına ilişkin kritik bir sınır çizer:

"İmalatçı ayrıca olumsuz olayın nedenleri hakkında sonraki herhangi bir değerlendirmeyi etkileyebilecek bir şekilde cihazı ya da ilgili partinin bir örneğini değiştirmeyi kapsayan herhangi bir araştırmayı, Kurumu ve diğer yetkili otoriteleri bu tür faaliyet hakkında bilgilendirmeden önce yapmaz."

Uygulamada bu şu demektir: iade gelen cihaz üzerinde tahribatlı analiz yapılacaksa, önce Kurum bilgilendirilir.

Sürecin sonunda nihai rapor gelir. Beşinci fıkra:

"İmalatçı, araştırmadan elde ettiği bulgularını belirten bir nihai raporu, 89 uncu maddede atıfta bulunulan elektronik sistem vasıtasıyla ilgili yetkili otoriteye sunar. Bu rapor, varılan sonuçları ve ilgili olduğu yerde yapılacak düzeltici faaliyetleri belirtir."

Saha güvenliği bildirimi: dil, içerik ve kamuya açıklık

87 nci maddenin sekizinci fıkrası bildirimi üç açıdan düzenler. Önce dil ve ön inceleme:

"a) İmalatçı; saha güvenliği düzeltici faaliyeti hakkındaki bilgilerin, bir saha güvenliği bildirimi yoluyla söz konusu cihazın kullanıcılarının dikkatine gecikmeksizin sunulmasını sağlar. Saha güvenliği bildirimi, Türkçe ve/veya saha güvenliği düzeltici faaliyetinin yapıldığı AB üyesi ülkelerin belirlediği AB resmi dil/dillerinde düzenlenir. Acil durumlar hariç olmak üzere, saha güvenliği bildirimi taslağının içeriği, yorum yapılmasına imkân tanımak üzere Kuruma veya dokuzuncu fıkrada atıfta bulunulan durumlarda koordinatör yetkili otoriteye sunulur."

Sonra içerik:

"b) Saha güvenliği bildirimi, özellikle ilgili UDI'ları içererek ilgili cihaz veya cihazların doğru tanımlanmasına ve özellikle hâlihazırda verilmişse münferit kayıt numarasını içererek saha güvenliği düzeltici faaliyetini yürüten imalatçının doğru tanımlanmasına imkân verir. Saha güvenliği bildirimi; saha güvenliği düzeltici faaliyetinin sebeplerini, cihaz arızasına ve hastalara, kullanıcılara veya diğer kişilere yönelik ilişkili risklere atıfta bulunarak risk seviyesini olduğundan düşük göstermeden net bir biçimde açıklar ve kullanıcılar tarafından yapılacak bütün faaliyetleri açıkça belirtir."

Son olarak kamuya açıklık:

"c) İmalatçı, saha güvenliği bildirimini 89 uncu maddede atıfta bulunulan elektronik sisteme girer, bu şekilde söz konusu bildirim kamunun erişimine açık olur."

Üç nokta özellikle önemlidir: bildirim Türkçe düzenlenir; UDI ve SRN içerir; ve "risk seviyesini olduğundan düşük göstermeden" yazılır. Yumuşatılmış, belirsiz bir metin bu şarta aykırıdır.

ÜTS ile bağlantı: dört nokta

1. UDI raporlamanın anahtarıdır. 27 nci maddenin beşinci fıkrası UDI'nın ciddi olumsuz olay ve SGDF raporlamasında kullanılacağını belirtir; etkilenen lot ÜTS'deki tekil hareket kayıtlarından çıkarılır.

2. SRN bildirimde yer alır. Saha güvenliği bildirimi, imalatçının münferit kayıt numarasını içerir; bu numara ÜTS/EUDAMED firma kaydının çıktısıdır.

3. Tedarik zinciri bildirimi ÜTS kayıtlarından kurulur. Cihazın hangi sağlık kuruluşuna gittiği, verme-alma bildirimleriyle tespit edilir.

4. İthalatçı ve dağıtıcı zinciri besler. 13 üncü maddenin sekizinci fıkrası ithalatçının, 14 üncü maddenin beşinci fıkrası dağıtıcının aldığı şikâyet ve raporları imalatçıya ivedilikle iletmesini zorunlu kılar.

SSS

Ciddi olumsuz olay kaç günde bildirilir?

Kural 15 gündür: 85 inci maddenin üçüncü fıkrası, sürenin imalatçının olumsuz olaydan haberdar olmasından itibaren 15 günü geçemeyeceğini belirtir. Ölüm veya beklenmeyen ciddi bozulmada süre 10 gün, ciddi kamu sağlığı tehdidinde 2 gündür.

Olayın raporlanabilir olduğundan emin değilsek ne yapmalıyız?

85 inci maddenin yedinci fıkrası uyarınca imalatçı, raporlanabilir olup olmadığı konusunda emin olmasa dahi ilgili fıkralardaki süre içinde bir rapor sunar. Tereddüt, süreyi durdurmaz.

Saha güvenliği düzeltici faaliyeti ne zaman bildirilir?

85 inci maddenin sekizinci fıkrası uyarınca, ivedilikle yürütülmesi gereken acil durumlar hariç olmak üzere, faaliyet yürütülmeden önce gecikmeksizin raporlanır.

Saha güvenliği bildirimi hangi dilde olur?

87 nci maddenin sekizinci fıkrasının (a) bendi uyarınca Türkçe ve/veya faaliyetin yapıldığı AB üyesi ülkelerin belirlediği AB resmi dil/dillerinde düzenlenir.

İade gelen cihazı hemen analiz edebilir miyiz?

87 nci maddenin birinci fıkrası, olumsuz olayın nedenleri hakkındaki sonraki değerlendirmeyi etkileyebilecek şekilde cihazı veya partinin bir örneğini değiştirmeyi kapsayan araştırmanın, Kurum ve diğer yetkili otoriteler bilgilendirilmeden yapılamayacağını belirtir.

ÜTS kayıt danışmanlığında vijilans

Vijilans, kriz anında kurulan bir sistem değildir. Bildirim süreleri gün üzerinden işlediği için, olayın kime ulaşacağı, kimin karar vereceği ve raporun kim tarafından sisteme gireceği önceden yazılı olmalıdır. Aksi hâlde 15 gün, iç yazışmalarda tükenir.

Medex Kurumsal olarak ÜTS kayıt danışmanlığı kapsamında vijilans akışının kurgulanması, ciddi olumsuz olay değerlendirme kriterlerinin yazılı hâle getirilmesi, saha güvenliği bildirimi taslaklarının mevzuata uygun hazırlanması ve ÜTS tarafındaki tekil hareket kayıtlarıyla etkilenen ürün kapsamının belirlenmesi yürütülür.

Kaynaklar

• Tıbbi Cihaz Yönetmeliği (RG 2/6/2021-31499 mükerrer), md. 3, 13, 14, 27, 85, 86, 87, 88, 89

• 7223 sayılı Ürünlere İlişkin Teknik Mevzuatın Hazırlanması ve Uygulanmasına Dair Kanun

• Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) — Ürün Takip Sistemi (ÜTS)