Piyasaya Arz Sonrası Gözetim (PMS), PMS Raporu ve PSUR: ÜTS Kayıt Danışmanlığında Kullanım Ömrü Yükümlülükleri

Tıbbi cihaz mevzuatında iş, CE işareti ile bitmiyor. Cihaz piyasaya çıktıktan sonra imalatçının üstünde kalan ikinci bir yük var: cihazın kullanım ömrü boyunca kalitesini, performansını ve güvenliliğini izlemek, bunu belgelemek ve gerektiğinde harekete geçmek. Tıbbi Cihaz Yönetmeliği bu yükün adını koyuyor: piyasaya arz sonrası gözetim.

ÜTS kayıt danışmanlığında en sık gördüğümüz hata, kaydın "bir kerelik iş" sanılması. Oysa ÜTS'de kayıtlı olan her cihaz, arkasında sürekli çalışan bir gözetim sistemi olduğu varsayımıyla piyasada duruyor. Bu rehberde piyasaya arz sonrası gözetim sisteminin ne olduğu, PMS planı, PMS raporu ve periyodik güvenlilik güncelleme raporunun (PSUR) hangi sınıfta hangi sıklıkla hazırlanacağı ve trend raporlamasının ne anlama geldiği birebir yönetmelik metinleriyle anlatılıyor.

Piyasaya arz sonrası gözetim nedir? Yönetmeliğin tanımı

Tıbbi Cihaz Yönetmeliğinin 3 üncü maddesinin (uu) bendi kavramı şöyle tanımlıyor:

"Piyasaya arz sonrası gözetim: İmalatçıların; gerekli düzeltici veya önleyici faaliyetleri ivedilikle uygulamaya ilişkin her türlü gereksinimi tanımlamak amacıyla; piyasaya arz ettikleri, piyasada bulundurdukları veya hizmete sundukları cihazlardan kazanılan deneyimleri proaktif olarak toplamak ve gözden geçirmek üzere sistematik bir prosedür kurmaya ve güncel tutmaya yönelik diğer iktisadi işletmecilerle iş birliği içerisinde yürüttükleri tüm faaliyetleri"

Tanımın içindeki üç kelime kritik: "proaktif", "sistematik" ve "diğer iktisadi işletmecilerle iş birliği içerisinde". Yani şikâyet gelmesini beklemek gözetim değildir; veriyi aramak, düzenli toplamak ve tedarik zincirinin geri kalanını (ithalatçı, dağıtıcı, yetkili temsilci) sürece dâhil etmek gerekir.

PMS sistemi zorunlu mu? Her cihaz için mi?

Evet, istisnasız. Yönetmeliğin 81 inci maddesinin birinci fıkrası:

"İmalatçılar, her bir cihaz için risk sınıfıyla orantılı ve cihaz tipine uygun bir şekilde bir piyasaya arz sonrası gözetim sistemi planlar, kurar, dokümante eder, uygular, sürdürür ve günceller. Bu sistem, 10 uncu maddenin dokuzuncu fıkrasında atıfta bulunulan imalatçının kalite yönetim sisteminin bütünleşik bir parçasıdır."

Buradaki iki ifade sık atlanıyor:

• "her bir cihaz için" — sistem firma düzeyinde değil, cihaz düzeyinde kurulur. Tek bir genel prosedür yazıp bütün ürün portföyünü altına toplamak yeterli değildir; plan cihaza ve risk sınıfına uyarlanır.

• "risk sınıfıyla orantılı" — Sınıf I bir ortez ile Sınıf III bir implant aynı yoğunlukta izlenmez. Orantılılık, yönetmeliğin kendi kelimesidir.

Sistem, kalite yönetim sisteminin "bütünleşik bir parçası" olduğundan, ISO 13485 kapsamında kurulmuş bir KYS'niz varsa PMS ayrı bir dosya değil, o sistemin içinde yaşayan bir süreçtir.

PMS sistemi ne yapabilir olmalı? Üç işlev

81 inci maddenin ikinci fıkrası sistemin asgari kabiliyetlerini sayıyor. Sistem;

"a) Kullanım ömrü boyunca bir cihazın kalitesi, performansı ve güvenliliğine ilişkin ilgili verileri aktif ve sistematik bir şekilde toplamak, kaydetmek ve analiz etmek,"

"b) Gerekli sonuçları çıkarmak,"

"c) Düzeltici ve önleyici faaliyetleri belirlemek, uygulamak ve izlemek,"

"için elverişli olur."

Bu üçlü, denetimde sorulan soruların da sırasıdır: Veriyi topluyor musunuz? Analiz ediyor musunuz? Analizden çıkan sonuca göre bir şey yapıyor musunuz? Üçüncüsü olmadan ilk ikisi kâğıt üzerinde kalır.

Toplanan veri nerede kullanılır? Yönetmeliğin saydığı yedi amaç

81 inci maddenin üçüncü fıkrası, PMS verisinin hangi amaçlarla kullanılacağını bent bent sayıyor:

"a) Fayda-risk tespitini güncellemek ve Ek I'in I. Bölümünde atıfta bulunulduğu şekilde risk yönetimini geliştirmek,"

"b) Tasarım ve imalat bilgilerini, kullanım talimatını ve etiketlemeyi güncellemek,"

"c) Klinik değerlendirmeyi güncellemek,"

"ç) 32 nci maddede atıfta bulunulan güvenlilik ve klinik performans özetini güncellemek,"

"d) Önleyici, düzeltici veya saha güvenliği düzeltici faaliyetlere yönelik ihtiyaçları belirlemek,"

"e) Cihazın kullanılabilirliğini, performansını ve güvenliliğini geliştirmeye yönelik seçenekleri belirlemek,"

"f) İlgili olduğunda, diğer cihazların piyasaya arz sonrası gözetimine katkıda bulunmak,"

"g) 86 ncı madde uyarınca trendleri tespit etmek ve raporlamak,"

Ve fıkranın kapanışı, dosya tarafında somut bir yükümlülük doğurur:

"Teknik dokümantasyon, bu doğrultuda güncellenir."

Yani PMS'ten çıkan her anlamlı bulgu teknik dokümantasyona geri işlenir. Burada dikkat edilecek nokta (b) bendidir: PMS verisi "kullanım talimatını ve etiketlemeyi güncellemek" için kullanılır. Etiket ve kullanım talimatı değişirse, Türkiye tarafında ÜTS'deki ürün kaydına yansıyan bilgilerin de gözden geçirilmesi gerekir.

PMS sırasında bir sorun tespit edilirse ne olur?

81 inci maddenin dördüncü fıkrası bildirim zincirini kuruyor:

"Piyasaya arz sonrası gözetim sırasında, düzeltici veya önleyici faaliyete veya her ikisine yönelik bir ihtiyaç tespit edilmesi halinde imalatçılar uygun tedbirleri alır; Kurumu, ilgili diğer yetkili otoriteleri ve varsa onaylanmış kuruluşu bilgilendirir. Ciddi olumsuz olay tespit edildiğinde veya saha güvenliği düzeltici faaliyeti uygulandığında, bu durum 85 inci madde uyarınca raporlanır."

Sıralama önemlidir: önce tedbir, sonra bilgilendirme. Ciddi olumsuz olay ve saha güvenliği düzeltici faaliyeti ise ayrı bir kanaldan, 85 inci madde uyarınca vijilans olarak raporlanır.

PMS planı: sistemin dayandığı doküman

82 nci madde planı zorunlu kılıyor:

"81 inci maddede atıfta bulunulan piyasaya arz sonrası gözetim sistemi, gereklilikleri Ek III'ün 1 numaralı maddesinde belirtilen bir piyasaya arz sonrası gözetim planına dayanır. Ismarlama imal edilen cihazlar dışındaki cihazlar için piyasaya arz sonrası gözetim planı, Ek II'de belirtilen teknik dokümantasyonun bir parçası olur."

Buradan üç sonuç çıkar:

1. Planın içeriği Ek III'ün 1 numaralı maddesinde belirlenmiştir; serbest formatta yazılmaz.

2. Ismarlama imal edilen cihazlar hariç, plan teknik dokümantasyonun parçasıdır — yani ayrı bir raf dosyası değil, Ek II dosyasının içinde yer alır.

3. Ismarlama imal edilen cihazlarda dokümantasyon Ek XIII rejimine tabidir.

PMS raporu mu, PSUR mu? Sınıfa göre ayrım

Bu, uygulamada en çok karıştırılan noktadır. Yönetmelik ikisini net biçimde ayırır.

Sınıf I cihazlar: piyasaya arz sonrası gözetim raporu

83 üncü madde:

"Sınıf I cihazların imalatçıları, yapılan her düzeltici ve önleyici faaliyetin gerekçesi ve açıklaması ile birlikte 82 nci maddede atıfta bulunulan piyasaya arz sonrası gözetim planının bir sonucu olarak toplanan piyasaya arz sonrası gözetim verilerinin analizi ile ilgili sonuçları ve değerlendirmeleri özetleyen bir piyasaya arz sonrası gözetim raporu hazırlar. Bu rapor, gerektiğinde güncellenir ve talebi halinde Kuruma sunulur."

Sınıf I için sabit bir güncelleme periyodu yoktur; rapor "gerektiğinde" güncellenir ve "talebi halinde Kuruma sunulur". Ancak "periyot yok" demek "rapor yok" demek değildir. Sınıf I ortez, tekstil ürünü veya gözlük çerçevesi imalatçısının da bu raporu hazır tutması gerekir.

Sınıf IIa, IIb ve III cihazlar: PSUR

84 üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi:

"Sınıf IIa, sınıf IIb ve sınıf III cihazların imalatçıları; her bir cihaz ve ilgili olduğu yerde her bir cihaz kategorisi veya grubu için, yapılan her düzeltici ve önleyici faaliyetin gerekçesi ve açıklaması ile birlikte 82 nci maddede atıfta bulunulan piyasaya arz sonrası gözetim planının bir sonucu olarak toplanan piyasaya arz sonrası gözetim verilerinin analiz sonuçları ve değerlendirmelerini özetleyen bir periyodik güvenlilik güncelleme raporu (PSUR) hazırlar."

PSUR'un içermesi gereken asgari başlıklar da aynı bentte sayılıyor. İlgili cihazın kullanım ömrü boyunca rapor:

"1) Fayda-risk tespitinin sonuçlarını."

"2) Piyasaya arz sonrası klinik takibin ana bulgularını."

"3) Cihazın satış hacmi, cihazı kullanan popülasyonun büyüklüğü ile diğer özelliklerinin tahmini bir değerlendirmesi ve uygulanabildiği hallerde cihazın kullanım sıklığını."

belirtir.

Üçüncü kalem, ithalatçı ve dağıtıcı verisi olmadan doldurulamaz. Satış hacmi ve kullanım sıklığı tahmini, Türkiye pazarında ÜTS'deki tekil hareket ve envanter verisiyle doğrudan ilişkilidir.

PSUR ne sıklıkla güncellenir?

84 üncü madde periyotları sınıfa göre ayırıyor:

"b) Sınıf IIb ve sınıf III cihazların imalatçıları, periyodik güvenlilik güncelleme raporunu asgari olarak yılda 1 kez günceller. Bu rapor, ısmarlama imal edilen cihazlar hariç olmak üzere, Ek II ve Ek III'te belirtildiği şekilde teknik dokümantasyonun bir parçası olur."

"c) Sınıf IIa cihazların imalatçıları, gerektiğinde ve asgari olarak her 2 yılda bir periyodik güvenlilik güncelleme raporunu günceller. Bu rapor, ısmarlama imal edilen cihazlar hariç olmak üzere Ek II ve Ek III'te belirtildiği şekilde teknik dokümantasyonun bir parçası olur."

"ç) Ismarlama imal edilen cihazlar için periyodik güvenlilik güncelleme raporu, Ek XIII'ün 2 numaralı maddesinde atıfta bulunulan dokümantasyonun bir parçası olur."

Özetle: Sınıf IIb ve III için asgari yılda bir, Sınıf IIa için asgari iki yılda bir. "Asgari olarak" ifadesi tavan değil taban belirtir; cihazda anlamlı bir değişiklik olduğunda beklemeden güncellenir.

PSUR kime sunulur?

84 üncü maddenin ikinci fıkrası Sınıf III ve implante edilebilir cihazlar için ayrı bir yol çiziyor:

"Sınıf III cihazlar veya implante edilebilir cihazlar için imalatçılar, 52 nci madde uyarınca uygunluk değerlendirmesine dâhil olan onaylanmış kuruluşa 89 uncu maddede atıfta bulunulan elektronik sistem vasıtasıyla periyodik güvenlilik güncelleme raporlarını sunar. Onaylanmış kuruluş, raporu inceler ve yapılan her faaliyetin ayrıntılarıyla birlikte kendi değerlendirmesini bu elektronik sisteme ekler."

Diğer cihazlar için üçüncü fıkra geçerlidir:

"İkinci fıkrada atıfta bulunulanlar haricindeki cihazlar için imalatçılar, periyodik güvenlilik güncelleme raporlarını uygunluk değerlendirmesine dâhil olan onaylanmış kuruluşa ve talebi halinde Kuruma ve diğer yetkili otoritelere sunar."

Yani Sınıf III/implante edilebilir cihazlarda rapor sistematik olarak elektronik sisteme yüklenir; diğerlerinde onaylanmış kuruluşa sunulur, Kuruma ise "talebi halinde".

Trend raporlaması: ciddi olumsuz olay olmayan ama artan olaylar

86 ncı madde, vijilans ile PMS arasındaki köprüdür ve çoğu firmanın hiç kurmadığı mekanizmadır:

"İmalatçılar; ciddi olumsuz olay olmayan ya da Ek I'in 1 ve 8 numaralı maddelerinde atıfta bulunulan fayda-risk analizinde anlamlı bir etkiye sahip olabilecek ve amaçlanan faydalarla karşılaştırıldığında hastaların, kullanıcıların veya diğer kişilerin sağlığında ve güvenliğinde kabul edilemez risklere yol açan veya yol açabilecek beklenen istenmeyen yan etkiler niteliğinde olan olumsuz olayların sıklığında veya şiddetinde istatistiksel olarak anlamlı her artışı 89 uncu maddede atıfta bulunulan elektronik sistem vasıtasıyla raporlar."

Ve metodolojinin nerede tanımlanacağı da aynı fıkrada yazılıdır:

"İmalatçı, bu fıkrada belirtilen olumsuz olayları nasıl yöneteceğini, bu tür olumsuz olayların sıklığındaki ve şiddetindeki istatistiksel olarak anlamlı her artışı belirlemek için kullanılan metodolojiyi ve gözlem periyodunu, 82 nci maddede atıfta bulunulan piyasaya arz sonrası gözetim planında belirtir."

Pratik sonuç: PMS planınızda "eşik" tanımı yoksa trend raporlaması yapamazsınız. Denetimde bu, planın en hızlı görülen eksiğidir.

Kurum bu raporlar üzerinden harekete geçebilir:

"Kurum, birinci fıkrada atıfta bulunulan trend raporlarına ilişkin kendi değerlendirmesini yürütebilir ve kamu sağlığının ve hasta güvenliğinin korunmasını sağlamak için imalatçıdan bu Yönetmelik uyarınca uygun tedbirleri almasını talep edebilir."

Türkiye'de ithalatçı ve dağıtıcının PMS içindeki yeri

PMS yükümlülüğünün sahibi imalatçıdır; ancak veri, tedarik zincirinin alt halkalarında oluşur. Yönetmeliğin 25 inci maddesinin birinci fıkrası bunu açıkça söyler:

"Dağıtıcılar ve ithalatçılar; cihazların izlenebilirliğini uygun bir seviyede gerçekleştirmek için, imalatçılar veya yetkili temsilcilerle iş birliği yapar."

İkinci fıkra ise izlenebilirlik verisinin kapsamını belirler. İktisadi işletmeciler yetkili otoriteye;

"a) Bir cihazı doğrudan tedarik ettikleri her bir iktisadi işletmeciyi,"

"b) Onlara bir cihazı doğrudan tedarik eden her bir iktisadi işletmeciyi,"

"c) Bir cihazı doğrudan tedarik ettikleri her bir sağlık kuruluşunu veya sağlık meslek mensubunu,"

"sunabilmelidir."

Türkiye'de bu izlenebilirliğin fiilî karşılığı ÜTS'deki tekil hareket bildirimleridir. Verme-alma bildirimlerini düzenli yapan bir ithalatçı, imalatçının PSUR'una girecek satış hacmi ve kullanım verisini de üretmiş olur. Bildirimleri aksatan firma ise hem ÜTS tarafında hem PMS tarafında eksik kalır.

SSS

PMS raporu ile PSUR aynı şey mi?

Hayır. PMS raporu Sınıf I cihazlar içindir ve 83 üncü maddede düzenlenir; PSUR Sınıf IIa, IIb ve III cihazlar içindir ve 84 üncü maddede düzenlenir. İçerik yaklaşımı benzer, ancak periyot ve sunum kanalı farklıdır.

Sınıf I cihazımız var, PSUR hazırlamak zorunda mıyız?

Hayır. Sınıf I için 83 üncü madde uyarınca piyasaya arz sonrası gözetim raporu hazırlanır. Bu rapor gerektiğinde güncellenir ve talebi halinde Kuruma sunulur.

PSUR'u her yıl mı güncellemek gerekir?

Sınıf IIb ve Sınıf III cihazlarda asgari olarak yılda 1 kez; Sınıf IIa cihazlarda gerektiğinde ve asgari olarak her 2 yılda bir güncellenir.

PMS planı teknik dosyanın içinde mi olmalı?

Evet. 82 nci madde uyarınca ısmarlama imal edilen cihazlar dışındaki cihazlar için PMS planı, Ek II'de belirtilen teknik dokümantasyonun bir parçası olur.

Ithalatçı olarak bizim PMS yükümlülüğümüz var mı?

PMS sisteminin kurulması imalatçının yükümlülüğüdür. Ancak 25 inci madde uyarınca dağıtıcı ve ithalatçılar izlenebilirlik için imalatçı veya yetkili temsilciyle iş birliği yapar ve tedarik zinciri bilgisini yetkili otoriteye sunabilir durumda olmak zorundadır.

ÜTS kayıt danışmanlığında piyasaya arz sonrası gözetim

Medex Kurumsal olarak ÜTS kayıt danışmanlığı hizmetimizde; ürün kaydının açılmasıyla bitmeyen, kullanım ömrü boyunca süren yükümlülükleri de takip ediyoruz. Firma kaydı, belge kaydı ve ürün kaydının yanında; etiket ve kullanım talimatı güncellemelerinin ÜTS'ye yansıtılması, tekil hareket ve envanter bildirimlerinin düzenli yürütülmesi, imalatçının PSUR'una girecek Türkiye pazarı verisinin derlenmesi ve saha güvenliği düzeltici faaliyeti gerektiğinde bildirim sürecinin yönetilmesi bu kapsamdadır.

Cihazınızın sınıfına göre PMS raporu mu PSUR mu gerektiğini, mevcut dokümantasyonunuzun yönetmeliğe uygunluğunu ve ÜTS tarafındaki eksiklerinizi konuşmak için bize ulaşın.

Kaynaklar

• Tıbbi Cihaz Yönetmeliği (2/6/2021 tarihli ve 31499 sayılı mükerrer Resmî Gazete) — md. 3/uu, 25, 81, 82, 83, 84, 86; Ek I, Ek II, Ek III, Ek XIII

• 7223 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu

• Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) — Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kılavuzları