Firma kaydında hangi bilgiler istenir

ÜTS firma kaydında istenen bilgilerin büyük bölümü firmanın kendisinin yazdığı veriler değil, resmi kaynaklardan gelen verilerdir. Firma kayıtları MERSİS veya VEDOP kaynaklı olarak gerçekleştirilir; bir firmanın hem MERSİS hem VEDOP numarası varsa MERSİS numarası üzerinden işlem yapılır. Firmanın ayrıca girmesi gereken temel bilgi, faaliyet alanı ile "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde zorunlu olan ÇKYS numarasıdır.

Kaydın kaynağını belirleyen bilgiler

• Firma türü: MERSİS kaydı olan firma, MERSİS kaydı olmayan şahıs firması veya adi ortaklık firması.
• MERSİS numarası veya vergi kaydı. Kayıt bu numaralardan biri üzerinden oluşturulur; eczanelerin firma kayıt işlemleri ise EBS kaynaklı olarak gerçekleştirilir.
• ÇKYS numarası. ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde firma kaydı yapacak firmalarda firma kaydı esnasında bu bilginin zorunlu olarak girilmesi gerekir.
• Faaliyet alanı. Kılavuz, ÜTS'de faaliyet alanı olarak "Sağlık Hizmet Sunucusu", "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" ve "Ismarlama Ortez-Protez Uygulama Merkezi" gibi ayrımlara atıf yapar; hangi işlemin yapılabileceği bu alana bağlıdır.

ÇKYS üzerinden gelen bilgiler

Firmanın sorumlu müdürü, unvanı ve adresi ÇKYS ile bağlantılıdır. Bu bilgilerin değiştiği durumlarda, ilgili bilgilerin ÇKYS'de güncellenmesi halinde söz konusu değişiklikler ÜTS'de otomatik olarak güncellenir. Dolayısıyla unvan veya adres bilgisini doğrudan ÜTS içinde düzeltmeye çalışmak yerine ÇKYS kaydının güncellenmesi gerekir.

Kişi ve yetki bilgileri

Firma kaydı, kişilerin sisteme tanımlanmasını da içerir. ÜTS'de firmaya bağlı olarak "Tıbbi Cihaz Kayıt Elemanı" türündeki kullanıcılar ile firmanın imza yetkilisi tanımlanır; belge ve cihaz başvurularındaki "Onayla" işlemini yalnızca kayıt elemanı türündeki kullanıcılar yapabilir, "İmza Bekliyor" durumundaki başvuru ise firmanın başvuru sahibi imza yetkilisi tarafından elektronik olarak imzalanır. Yerli imalatçı firmaların e-imzalı belge başvurularında belgeyi imzalayacak kişi, firma adına "Mesul Müdür" ya da "İmza Yetkilisi" olarak ÜTS'de kayıtlı olan kişidir. Firma devir ve birleşme işlemlerinde firmanın ÜTS faaliyetlerinin devam etmesi için ÜTS'de tanımlı imza yetkililerinin ve kullanıcılarının güncellenmesi gerekir.

Ayrıca kayıtlı e-posta adresi de sonuçları etkiler. Kılavuz, Kurumun bazı bildirimlerini ve ödeme referans numarasını firmanın ÜTS'de kayıtlı e-posta adresine gönderdiğini; belirli evrakın ise firmanın ÜTS'de kayıtlı adresine posta yoluyla gönderildiğini belirtir. Bu nedenle iletişim bilgilerinin güncel tutulması kaydın işleyen bir parçasıdır.

Adi ortaklıkta ek bilgi ve evrak

Adi ortaklık firmalarında ÜTS'deki veri girişinin yanı sıra EBS üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılır ve adi ortaklık sözleşmesi ile sözleşmede adı geçen kişilerin imza sirküleri veya imza beyannameleri istenir. Standart dilekçede firma kaydı başvuru numarası, firma ticari adı ve firma adresi ile yetkilinin adı, soyadı ve imzası yer alır.

Sık yapılan hata

• Unvan veya adres değişikliğini ÜTS içinde düzeltmeye çalışmak; bu bilgiler ÇKYS'de güncellenir ve ÜTS'ye yansır.
• ÇKYS numarasını boş bırakıp kaydı tamamlamaya çalışmak.
• Kayıtlı e-posta adresini eski personelin adresi olarak bırakmak ve Kurum bildirimlerini kaçırmak.
• Kullanıcı ve imza yetkilisi tanımlarını firma kaydının bir parçası saymamak.

Kimi ilgilendiriyor: Firma kaydını oluşturan sorumlu müdürler, kayıt personeli ve unvan, adres ya da yetkili değişikliği yaşayan firmalar.

Sık yapılan hata: ÇKYS ile ÜTS arasındaki bilgi akışını bilmeden aynı düzeltmeyi ÜTS içinde aramak.

Dayanak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, Rev.00, yürürlük 13.05.2026) MADDE 5, MADDE 29, MADDE 39, MADDE 40, MADDE 42 ve Ek-1.