Firma kaydı reddedilirse ne yapılır

Firma kaydı olumsuz sonuçlandığında ilk adım, ret gerekçesinin hangi aşamaya ait olduğunu ayırmaktır. Çoğu durumda sorun ÜTS'nin kendisinde değil, ön koşuldadır: yetkilendirme tamamlanmamıştır ya da ÇKYS numarası kayda yansımamıştır. Adi ortaklık firması türündeki başvuruların olumsuz kararla sonuçlanması halinde ise Kuruma gönderilen fiziki başvuru evrakları başvuru sahibi firmaya üst yazı ile iade edilir.

Önce hangi aşamanın reddedildiğini ayırın

• Satış merkezi yetki belgesi aşaması. Yetki belgesi başvurusu il sağlık müdürlüğünce değerlendirilir. Yerinde incelemede şartların taşınmaması durumunda eksiklikler inceleme raporu düzenlenerek başvuru sahibine bildirilir; satış merkezi, raporun tebliğ tarihini müteakip eksiklikleri kırk beş iş günü içerisinde gidererek yetki almak için müdürlüğe dilekçe ile yeniden başvurabilir. İlk inceleme raporunun tebliğinden sonra kırk beş iş günü içerisinde yeniden başvurmayanlar ile ikinci değerlendirme sonucu faaliyete başlaması uygun görülmeyenlerin başvuruları reddedilir.
• ÜTS firma kaydı aşaması. Firma türü MERSİS kaydı olan firma veya MERSİS kaydı olmayan şahıs firması ise başvuruda fiziki evrak istenmez; bu türlerde tıkanma genellikle yetkilendirme veya ÇKYS numarası eksikliğinden kaynaklanır.
• Adi ortaklık başvurusu. Bu türde EBS üzerinden yapılan başvuru ve fiziki evrak zinciri eksikse kayıt işlemi tamamlanamaz.

Adi ortaklıkta evrakın akıbeti

Adi ortaklık firması türündeki firma kayıt başvurularının olumsuz bir kararla sonuçlanması durumunda, Kuruma gönderilen fiziki başvuru evrakları başvuru sahibi firmaya üst yazı ile iade edilir. Kayıt işlemi olumlu şekilde sonuçlanan ve ÜTS'ye kaydedilen firmalara ait fiziki başvuru evraklarının asılları ise başvuru sahibi firmaya iade edilmez ve Kurum arşivinde saklanır. Bu nedenle iade edilen evrak, eksiklik giderildikten sonra yeniden gönderilmek üzere saklanmalıdır.

Karara itiraz mekanizması

Kılavuz, belge ve cihaz başvuruları için yeniden değerlendirme yolu tanımlar. Bir belge veya cihaz başvurusu içindeki bildirimlerden biri ya da daha fazlası için Kurum tarafından olumsuz karar verilmesi (herhangi bir "Ret" veya "Revizyon" kararı) durumunda ve bu kararın ilgili mevzuata ve Kılavuzda yer alan hükümlere aykırı olduğu düşünülüyorsa; firma, yeniden başvuru yapmadan önce ÜTS'deki "Talep Bildir" ekranını kullanarak ve "Talep Alanı" olarak "Tıbbi Cihaz Belge ve Ürün Kayıt İşlemleri" alanını seçerek, ilgili alandaki "Tıbbi Cihaz/Belge Başvuru Numarası" kutusuna söz konusu başvuru için atanan numarayı girmek suretiyle kararın yeniden değerlendirilmesini talep edebilir. Talep içerisinde itiraz edilen hususa ilişkin mevzuata ve Kılavuza atıf yapılması gerekir. Başvuru numarasının girilmediği talepler ya da içerisinde ilgili hükümlere atıf yapılmayan talepler değerlendirmeye alınmaz. Talep üzerinden düzeltilmeksizin yeniden başvuru yapılarak incelemeye gönderilen başvurular için Kurum sorumlu tutulmaz.

Sık yapılan hata

• Ret gerekçesini okumadan aynı başvuruyu tekrarlamak; düzeltilmeden gönderilen başvurular için Kurum sorumlu tutulmaz.
• "Talep Bildir" üzerinden itiraz ederken başvuru numarasını girmemek veya mevzuat atfı yapmamak; bu talepler değerlendirmeye alınmaz.
• Yetki belgesi aşamasındaki eksikliği ÜTS sorunu sanmak ve müdürlüğe yeniden başvuru için tanınan süreyi kaçırmak.
• Adi ortaklıkta iade edilen fiziki evrakı saklamamak ve yeni başvuruda aynı belgeleri baştan toplamak zorunda kalmak.

Kimi ilgilendiriyor: Firma kaydı veya yetki belgesi başvurusu olumsuz sonuçlanan firmalar ve süreci yürüten sorumlu müdürler.

Sık yapılan hata: Gerekçeyi gidermeden başvuruyu tekrarlamak ve aynı ret kararıyla karşılaşmak.

Dayanak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, Rev.00, yürürlük 13.05.2026) MADDE 5, MADDE 39 ve MADDE 40; Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği (RG 15.05.2014-29001) MADDE 6.