ÜTS sistemine giriş yapmak için çeşitli yöntemleri kullanabilirsiniz. Bunlar arasında e-Devlet şifresi, e-İmza, Mobil İmza ve İnternet Bankacılığı gibi farklı seçenekler bulunmaktadır. Ayrıca, e-İmza veya Mobil İmza ile de güvenli bir şekilde ÜTS’ye giriş yapabilirsiniz.

ÜTS üzerinde bir dokümanı elektronik olarak imzalamanız gerektiğinde, e-imza kartınızı kullanarak imzalama işlemlerinizi kolayca gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlem, güvenli ve hızlı bir şekilde dokümanlarınızın onaylanmasını sağlar.

E-imza kartınızı kullanarak başvuru imzalarken "Sertifika Seç" uyarısı alıyorsanız, bilgisayarınızda gerekli e-imza sürücülerinin kurulu olup olmadığını kontrol etmeniz gerekmektedir. E-imza kartınızın doğru şekilde çalışabilmesi için öncelikle kartın bilgisayarınıza takılı olduğundan emin olun. Ardından, turkiye.gov.tr adresine elektronik imza ile giriş yaparak sürücülerin doğru çalıştığını teyit edebilirsiniz. Eğer giriş yapamıyorsanız, e-imza kartı servis sağlayıcınızla iletişime geçmeniz gerekebilir.

ÜTS’de sağlık hizmet sunucusu kaydı yapılırken, Kamu Hastaneleri, İl Sağlık Müdürlükleri, İlçe Sağlık Müdürlükleri, muayenehaneler ve poliklinikler için kullanıcılar ÇKYS (Çalışanlar ve Kurumlar Yönetim Sistemi) üzerinden otomatik olarak çekilmiştir. ÇKYS’de kurum adına tanımlı kullanıcılar, sistem entegrasyonu sayesinde ÜTS’ye de yansımaktadır.

Yeni kullanıcı tanımlamak için ÇKYS üzerinden ilgili kurum adına kullanıcı tanımlaması yapılması gerekmektedir. Bu işlem, ÇKYS sistemine entegre olduğu için kullanıcı bilgisi ÜTS’ye otomatik olarak aktarılacaktır. Özel hastaneler için ise, kullanıcı tanımlamaları Kullanıcı → Kullanıcı Hesabı İşlemleri menüsünden hastane sorumlusu tarafından yapılmaktadır.

ÜTS sistemine yeni kaydı yapılan belgelere numara verilirken, firma numaraları TİTUBB sistemindeki haliyle 2667269xxxxxx şeklinde aktarılacaktır. Bu numaralandırma, ÜTS üzerinde oluşturulacak belge numarasının 13 haneli firma numarasının son 7 hanesi ile birlikte eklenerek oluşturulacaktır. Örnek olarak, bu numara 9xxxxxx-UB1 şeklinde düzenlenecektir.

• İlk olarak, ürünlerin ilişkili olduğu belgenin kayıtlı duruma gelmesi gerekmektedir. Eğer ürünlerle ilişkilendirmek için yeni bir belge varsa, bu belgenin de kayıtlı olması gerekir.

• Güncelleme yapılacak ürünler, Tıbbi Cihazlarımı Listele ekranında belge numarası girilerek seçilir.

• Listelenen ürünler, Excele Aktar düğmesinden Kriterlere Uyan seçeneğiyle seçilerek, e-posta ile kaydedilir.

• Gelen zip dosyasındaki belge numarası alanı, eğer yeni bir belge ile ilişkilendirilmesi isteniyorsa, bu alan güncellenir.

• Ürünlerin görsel ve etiket alanlarında güncelleme yapılmak istenmiyorsa, Excel dosyasından bu alanlar silinir.

• Tıbbi Cihaz Bildirimleri ekranından Ekle düğmesinden Toplu Tıbbi Cihaz Ekle seçeneği seçilerek hazırlanan Excel dosyası ile toplu olarak taslak tıbbi cihazlar oluşturulur.

• Son olarak, Tıbbi Cihaz Başvuru işlemlerinden başvuru oluşturularak taslak durumdaki ürünlerin TİTCK incelemesine gönderilmesi sağlanır.

1. Bir belge numarası firmada sadece bir kez kullanılabilir; bu nedenle aynı numaraya sahip yeni bir belge eklenemez.

2. Başvuru sonlanmadan veya iptal edilmeden belge içerisinde bulunan bilgiler güncellenemez.

Bu durumda belgeyi güncelleyebilmek için başvurunun iptal edilmesi ve tekrar başvuru yapılması gerekmektedir. Aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

1. Başvuru detayı açılır ve İptal Et düğmesine tıklanarak onaylanır.

2. Sistem, başvuruyu İptal Edildi durumuna getirir ve içerisindeki belge kayıtlarını Taslak durumuna alır.

3. Belge üzerindeki gerekli güncellemeler yapılır ve tekrar başvuru oluşturulur.

Bu adımları takip ederek belge üzerindeki hata düzeltilebilir ve yeni bir başvuru yapılabilir.

1. Tıbbi Cihazlarımı Listele sayfasına gidin.

2. Sayfanın sağ üst kısmındaki “Tüm Tıbbi Cihazları Excele Aktar” butonuna tıklayın.

3. Bu işlem ile tüm ürünlerinizi toplu şekilde Excel dosyasına aktarabilirsiniz.

Excel dosyası, ürünlerinizin tüm bilgilerini içerecek şekilde hazırlanmış olup, ÜTS’ye toplu aktarım işlemleri için de uygundur.

ÜTS'de "Alma İptal Bildirimi" olarak bir bildirim türü bulunmamaktadır. Yapılan alma bildiriminin iptal edilmesi için öncelikle, size ürün veren firmaya, almış olduğunuz ürünleri "Verme Bildirimi" ile iade etmeniz gerekmektedir. Ardından, karşı firma da bu ürünleri alma bildirimi ile tekrar almalıdır.

Bir ürün, ÜTS'ye kayıtlı olduğunda tekilleştirilir. Eğer ürün kaydında güvenliği etkilemeyen bir sebeple düşüş yaşanırsa, Tıbbi Cihaz Listele ekranında o ürünün kayıt durumu “Sistemde Tekil Ürünü Var” olarak görünür. Bu durumu, sağlık hizmet sunucuları alım yaparken sorun yaşamazlar. 2019/19 Sayılı Tıbbi Cihazlarla İlgili Mal ve Hizmet Alımı İşlemleri Genelgesi'nde de bu hususa açıklık getirilmiştir.

ÜTS'de, "Almak İstemiyorum" seçeneğini seçen firma/kurum için işlemi iptal etmek amacıyla şu adımları izlemelisiniz:

1. ÜTS’de Ürün Hareketleri → Verme/Alma Bildirimi → Alınmak İstenmeyen Verme Bildirimlerim ekranına gidin.

2. İlgili bildirim seçilerek "Verme İptal Bildir" işlemi yapılmalıdır. Bu işlem yapılmadan, aynı ürün için yeni bir verme bildirimi gerçekleştirilemez.

ÜTS’de, tarafınıza yapılan verme bildirimleri için toplu bir şekilde “Almak İstemiyorum” seçeneğini seçmek için şu adımları izleyebilirsiniz:

• Verme/Alma Bildirimi → Toplu Almak İstemiyorum ekranına gidin.

• Burada, tarafınıza yapılmış olan verme bildirimlerini toplu olarak seçebilir ve “Toplu Almak İstemiyorum” seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

ÜTS’de, eksik alma bildirimleri ekranında yer alan “Görüldü” ve “Görülmedi” alanları şu şekilde açıklanır:

• Eksik Alma Bildirimi: Tarafınızca yapılan verme bildirimi ile karşı firma tarafından alınan ürün sayısı arasında fark olması durumunda, bu durum Eksik Alma Bildirimi olarak kaydedilir.

• “Görüldü”: Bu seçeneği işaretlediğinizde, eksik alma bildirimi hakkında haberdar olduğunuzu ve bu bildirimi incelediğinizi belirtmiş oluyorsunuz.

• “Görülmedi”: Bu seçenek, eksik alma bildirimini henüz incelemediğiniz ve haberdar olmadığınız ürünleri işaret eder.

Bu alanlar, eksik alma bildirimlerini takip etmenizi kolaylaştırmak ve bildirimlerinizi kontrol altında tutmanızı sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.

ÜTS üzerinde verme bildirimi sırasında, belge numarası alanına firmalar, karşılıklı tıbbi cihaz alma-verme işlemlerinde iletişimi ve takibi kolaylaştırmak amacıyla fatura, irsaliye gibi herhangi bir belge numarasını girebilirler.

Bu alan, yalnızca firmalar arasındaki iletişimi desteklemek için kullanılmaktadır ve girilen belge numarasının ÜTS sistemi üzerinde resmi bir kontrolü veya doğrulaması bulunmamaktadır.

Tıbbi cihazlar için ÜTS’de kozmetik firmalara verme bildirimi yapılırken "Kozmetik Firmaya Verme Bildir" seçeneği kullanılmalıdır.

ÜTS’de kozmetik firması olarak kayıtlı bulunan firmalar için kurum numarası oluşturulmuştur. Bu nedenle tıbbi cihaz verme işlemi yapılırken bu bildirim türü seçilmelidir.

Bu işlem sonrasında, karşı tarafın ÜTS üzerinden ayrıca bir alma bildirimi yapmasına gerek bulunmamaktadır.

Evet, ÜTS’de fiziki ürünlerin nerede olduğu takip edildiği için tanıtım amaçlı bedelsiz verilen ürünler için de ÜTS üzerinden verme bildirimi yapılması gerekmektedir.

Verme bildirimi sırasında "Bedelsiz Numune Mi" sorusuna "Evet" cevabı verilerek işlem gerçekleştirilmelidir.

ÜTS’de verme bildirimi yapılan ürünler için karşı taraf verilen adet kadar alma bildirimi yapmadığında, alınmayan ürün adedi, verme bildirimi yapan firmanın ÜTS stoklarında kalmaya devam eder. Eksik alma bildirimleri, Ürün Hareketleri → Verme/Alma Bildirimi → Eksik Alma Bildirimleri ekranından görüntülenebilir. Eğer karşı taraf sehven eksik alma bildirimi yaptıysa, alınmayan ürünler için ÜTS üzerinden yeni bir verme bildirimi yapılabilir.

ÜTS’de tarafınıza yapılan verme bildirimleri için toplu alma bildirimi yapmak istiyorsanız, Ürün Hareketleri → Verme/Alma Bildirimi → Toplu Alma Bildir ekranını kullanabilirsiniz. Bu ekran üzerinden, seçtiğiniz ürünler için ÜTS toplu alma bildirimi gerçekleştirebilirsiniz.

ÜTS’de firmanızın durumu pasif olsa bile, firmada kayıtlı aktif kullanıcılar üzerinden ÜTS sistemi ile stoklarınızda bulunan tekil ürünler, verme bildirimi yapılarak ilgili taraflara aktarılabilir.

Bu işlem sayesinde ÜTS kayıtlarınızda ürün hareketleri doğru şekilde yönetilmiş olur.

ÜTS’de iki firma/kurum arasındaki ürün el değiştirme işlemleri, sadece verme ve alma bildirimleri üzerinden gerçekleştirilir. Bu durumda, yanlış alma bildirimi yapan taraf, ürünü aldığı yere verme bildirimi yapacak ve siz de bu ürünü alma bildirimi ile geri alacaksınız. Ardından doğru ürünü, doğru yere ÜTS üzerinden yeni bir verme bildirimi yaparak iletmeniz gerekecektir.

ÜTS üzerinde alma bildirimi yapılmadığı sürece, tekil ürün verme bildirimi yapan tarafın stoğunda kalmaya devam eder. Bu durumun bir süre sınırı bulunmamaktadır, yani askıda kalan ürünler, alma bildirimi yapılana kadar ÜTS üzerinde verme bildirimi yapan tarafın envanterinde sayılacaktır.

ÜTS’deki tüm el değiştirme işlemleri verme bildirimi ve alma bildirimi ile yapılmaktadır. Konsinye ürünler için de bu bildirimler kullanılmalıdır. Ancak, hangi aşamada kullanılacağı, üretici/ithalatçı firma ile sağlık hizmet sunucusu arasındaki ilişkiye bağlıdır.

Şöyle ki:

• Üretici/ithalatçı firma konsinye ürünleri sağlık hizmet sunucusuna verir, ancak ÜTS üzerinden bildirim yapılmaz. Operasyon sonrasında hangi ürünlerin kullanıldığı bellidir ve bu ürünler için sağlık hizmet sunucusuna verme bildirimi yapılır ve sağlık hizmet sunucusu tarafından da alma bildirimi yapılır. Ardından fatura kesilir.

• Bir diğer seçenek ise en başında tüm konsinye ürünler için verme bildirimi (ÜTS üzerinden de) yapılır ve sağlık hizmet sunucusu da alma bildirimi yapar. Operasyon sonrasında sağlık hizmet sunucusu, kullanılan ürünler için verme bildirimi yaparak, konsinye ürünleri firmaya geri verir.

Eğer ÜTS üzerinden Üretim/ithalat bildirimi yaparken, ürün miktarını eksik girdiyseniz, eksik kalan miktarı tamamlamak için aynı ürün bilgileri (ürün numarası, lot numarası, üretim tarihi) ile yeni bir Üretim/ithalat bildirimi yapabilirsiniz.

Örneğin; başlangıçta 15 adet ithalat yapmayı planlıyordunuz ancak ilk bildirimde yalnızca 10 adetle bildirim yaptınız. Hatanızı fark ettiğinizde, aynı bilgilerle 5 adetlik yeni bir bildirim yaparak, eksik kalan 5 adet miktarı ekleyebilirsiniz. Bu işlemle, eski adetin üzerine eklenerek toplamda 15 adet stoğunuz oluşacaktır.

Eğer Üretim/ithalat bildirimi yaptıktan sonra, girdiğiniz ürün miktarı, elinizde bulunan miktardan fazla ise şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Tekil ürünler hareket ettirilmemişse:
   

   • Bildirim Listele/İptal/İade ekranından bildirimi iptal ederek, doğru miktarla yeni bir bildirim yapabilirsiniz.

1. Tekil ürünler hareket ettirilmişse:
   

   • Fazla olan miktar için, Ürün Hareketleri → Tüketiciye Verme/Kullanım/Diğer Bildirimler ekranından ilgili tekil ürünü seçip fazla olan miktar kadar "HEK/Zayiat Bildirimi" yapabilirsiniz.

   • Bu işlemde, HEK/Zayiat Tür Bilgisi alanını "Stok Düzeltme" olarak seçmeyi unutmayın.

Üretici/ithalatçı firmalar, tarih bilgisini düzeltmek için şu adımları izleyebilirler:

1. Ürün Hareketleri → Üretici/İthalatçı Tekil Ürün Sorgula → Sistem İçindeki Tekil Ürünler ekranına gidin.

2. Ürün numarası ve seri/lot numarası ile sorgulama yapın.

3. İlgili ürüne ait tüm tekil ürünlerin üretim/son kullanma tarihlerini güncelleyebilirsiniz.

Sistem/işlem paketi için üretim bildirimi yapmak için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Sistem/işlem paketini oluşturan tekil ürünlerin stoğunuzda bulunması gerekmektedir.

2. Üretim bildirimi yaparken mevcut stoğunuzdaki tekil ürünleri seçmelisiniz.

3. Otomatik olarak sistem/işlem paketine eklenen tekil ürünler, stoğunuzdan düşer ve sistem/işlem paketi stoğunuzda oluşur.

Bu hatayı almanızın nedeni, tekil ürünün kullanım bildirimine uygun belirli koşulları sağlamamış olmasıdır. Kullanım bildirimi yapabilmek için aşağıdaki koşulların sağlanması gerekir:

1. Ürün tek kullanımlıysa ve SUT eşleşmesi varsa kullanım yapılabilir.

2. Ürün sınırlı kullanımlıysa ve SUT eşleşmesi varsa kullanım yapılabilir.

3. Ürün tek kullanımlık veya sınırlı kullanımlık değilse, ancak ürünün "Tek hastaya kullanılabilir mi?" alanı "Evet" ise kullanım yapılabilir.

4. Ürünün "Vücuda implante edilebilir mi?" alanı "Evet" ise kullanım yapılabilir.

Eğer ürün bu koşullara sahip değilse, ancak kullanım yapılması gerektiğini düşünüyorsanız, durumu TİTCK'ye ileterek kontrol yapılmasını talep edebilirsiniz.

Öncelikle, MEDULA'da yapılan kesinleştirme işlemi SGK servisleri aracılığıyla iptal edilmelidir. Ardından, ÜTS üzerinde de kullanım bildirimi iptal edilmelidir.

ÜTS’de kullanım bildirimi yaparken girilen kişi kimlik bilgisi türü ile MEDULA ekranlarında girilen kişi kimlik bilgisi türü aynı olmalıdır.

Örneğin, ÜTS'de bildirimi T.C. kimlik numarası ile yaptıysanız, MEDULA üzerinde YUPASS ile bildirmeye çalışırsanız hata alırsınız. Bu durumda, ÜTS'de de YUPASS ile bildirim yapmanız gerekir.

Bu uyarıyı almanızın nedeni, tıbbi cihaz bilgilerinde “Tek Kullanımlık mı?” sorusunun hayır olarak cevaplanmış olmasıdır, bu da ürünün çok kullanımlık olduğu anlamına gelir. Ardından, “Sınırlı Kullanım Sayısı Var mı?” sorusu sorulmakta ve eğer “Kullanım sayısı sınırsız” olarak işaretlenirse, bu durumda çok kullanımlık ürünler için kullanım bildirimi yapılamaz. Bu nedenle bu hatayı alırsınız.

Bu hata mesajı, MEDULA’da “ÜTS Kesinleştirme” işlemi sırasında kullanılan bildirim kodunun ÜTS’de aktif bir bildirime ait olmaması nedeniyle ortaya çıkmaktadır. Bu durumu düzeltmek için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Kesinleştirmede kullanılan bildirim kodu ile ÜTS’de yapılan kullanım bildirimi kodunu kontrol edin.

2. Söz konusu bildirim iptal edilmiş veya yanlış bildirim türüne ait bir kod gönderilmiş olabilir.

Eğer bildirim aktif değilse, önce aktif hale getirilmesi gereken bildirim üzerinde işlem yapmanız gerekecektir.

Bu hata, ÜTS kullanım bildirimindeki adet ile MEDULA’daki hizmet kaydındaki adet bilgisinin uyuşmaması nedeniyle oluşmaktadır. Bu durum, özellikle ürünün yüzey alanı bilgileri ile ilgili hesaplamalar nedeniyle meydana gelebilir.

Çözüm adımları:

1. Ürün yüzey alanı bilgisi: Üretici veya ithalatçı firma ürün kaydını yaparken ürünün yüzey alanı bilgisini ekler. Bu yüzey alanı bilgisi, ÜTS kullanım kesinleştirmesinde SGK tarafından hesaplama yapılırken kullanılır.

2. Hesaplama yapın: MEDULA üzerinden ÜTS Kesinleştirme işlemi yapılırken, ÜTS’deki kullanım bildirimindeki adet ile hizmet kaydındaki adet arasındaki farkın, ürünün yüzey alanı ile çarpılmasından kaynaklandığını kontrol edin. Örneğin:
   

   • Ürün yüzey alanı 3.25 cm² olarak girildiyse ve 5 adet ürün kullanımı bildirildiyse:

   • Hesaplama: 5 adet * 3.25 cm² = 16.25 cm² olacak şekilde hesaplama yapmanız gerekir.

1. HBYS Yazılımcıları: Bu hesaplamayı otomatik yapmak için, HBYS yazılımcıları, bildirim yapılmak istenen ürünün yüzey alanı bilgisini ÜTS’den servisler aracılığıyla alarak, MEDULA’ya bildirimde bulunurken kullanıcı tarafından girilen bildirim adeti ile yüzey alanını çarparak gönderirler.

Bu şekilde, ÜTS kullanım bildirimindeki adet ile MEDULA’daki adet bilgisinin uyuşması sağlanabilir.

Bu hata, ürünlerin sistemdeki tüketim bildirimi koşullarını sağlamadığı için alınır. ÜTS'de ürünlerin çıkış bildirimi, kaydedilen ürün bilgilerine göre belirlenir. Bu durumda, ürünün çıkışını sağlamak için aşağıdaki adımları takip etmeniz gerekmektedir:

1. Ürün Koşullarını Kontrol Edin:

• Tek Kullanımlık Ürün: Eğer ürün tek kullanımlık ise ve SUT eşleşmesi yoksa, tüketim yapılabilir.

• Sınırlı Kullanımlı Ürün: Eğer ürün sınırlı kullanımlı ise ve SUT eşleşmesi yoksa, tüketim yapılabilir.

2. Ürün Çıkışı İçin Talep Bildirimi Oluşturun:

• ÜTS’de, talep bildir alanına ürünle ilgili açıklayıcı bir metin ve örnek barkodlar ekleyerek talep oluşturmanız gerekmektedir.

3. Kurum Değerlendirmesi:

• ÜTS'e yapılan talep, TİTCK tarafından değerlendirilir. Kurum, yapılan değerlendirme sonucunda tüketim ya da kullanım bildirimi ile ilgili uygun bir işlem tanımlar.

• Kurum tarafından yapılan tanımlama sonucu, ürünlerin sistemden çıkış işlemi yapılabilir.

Bu adımları takip ederek, ürünlerinizin sistemden çıkışı için gerekli işlem yapılmasını sağlayabilirsiniz.

Reçeteli optik tekil ürünler için süreç şu şekilde işler:

1. Üretim ve İthalat Bildirimi: Ürün, üretim veya ithalat sürecinden geçtikten sonra bu bildirimler ÜTS'ye yapılmalıdır.

2. Verme ve Alma Bildirimi: Ürün, hastane veya eczane gibi sağlık hizmet sunucularına verildikten sonra, ÜTS üzerinde Verme Bildirimi ve gerekirse Alma Bildirimi yapılmalıdır.

Ancak, tüketiciye (vatandaşa) verildikten sonra bu ürünler için ÜTS’ye “Tüketiciye Verme Bildirimi” veya “Tüketiciden İade Alma Bildirimi” yapılması gerekmemektedir. Bu işlem MEDULA üzerinden yapılacaktır. ÜTS sisteminde, bu aşama tüketiciye verilmiş olarak kabul edilir ve ek bir bildirim yapılmaz.

Bu hata, ÜTS’de tanımsız yere verme bildirimi yapılmaya çalışıldığında ortaya çıkar. Tanımsız yer ifadesi, ÜTS’de kaydı bulunmayan, tıbbi cihaz satışı yapılmayan yerleri ifade eder.

• Tanımsız yere verme bildirimi, genellikle ÜTS’ye kaydı olmayan yerler için gereklidir. Örneğin, marketler, AVM’ler, havaalanları gibi yerlerdeki tıbbi cihaz satışları için yapılacak bildirimlerdir.

• Ancak, ÜTS’de kayıtlı olan firmalar veya sağlık hizmet sunucularına yapılan tıbbi cihaz satışı için “Verme Bildirimi” yapılmalıdır. Bu durumda, tanımsız yere verme bildirimi yapmanız gerekmez, çünkü işlem zaten kayıtlı bir firmaya yapılmaktadır.

Çözüm: Verme bildirimi yaptığınız yerin ÜTS’de kayıtlı olduğundan emin olun. Eğer kayıtlı değilse ve yanlışlıkla tanımsız yere verme bildirimi yapmaya çalışıyorsanız, doğru firma veya sağlık hizmet sunucusu üzerinden işlem yapmalısınız.

Envanter bildirimi yapmak istediğiniz ürünü sistemde bulamıyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Ürün ÜTS’de Kayıtlıysa: Ürün Hareketleri → Envanter Bildirimi alanından bildirim yapabilirsiniz.

2. Ürün TİTUBB’da Kayıtlıysa: Tıbbi Cihaz → Envanter Ürün Listele alanından ürünün TİTUBB’dan getirilmesi gerekir. Ardından ÜTS’de kayıtlı ürün gibi envanter bildirimi yapılabilir.

3. Ürün Hem TİTUBB Hem de ÜTS’de Kayıtlı Değilse: Bu tür ürünler için henüz bir yöntem geliştirilmediği için bildirim yapılması beklenmemektedir.

Eğer bu adımlar ile ürün hala bulunamıyorsa, durumu ilgili birimlere bildirerek çözüm talep edebilirsiniz.

Bu soru ÜTS ile ilgili olarak, ürünlerin seri veya lot bazlı takibinin nasıl belirlendiğine dair bir açıklama yapmaktadır. Üretici veya ithalatçı, ürünün nasıl takip edileceğini belirler ve bu karar, ürünün piyasaya arz edilme şekline göre şekillenir. TİTCK ise ürünün takip edilip edilmeyeceğini belirler, ancak takip yönteminin (seri veya lot) seçimi üretici veya ithalatçının inisiyatifindedir.

Bu durumda, ürününüzün takip şekliyle ilgili bir karar vermeniz gerektiğinde, ürünün üretim ve dağıtım sürecini göz önünde bulundurmalısınız.

ÜTS üzerinden, tekil ürünlerin bulunduğu yer ve hareket durumu, firmalar tarafından belirli ölçülerde izlenebilir. Ancak, sadece tekil ürünü verdikleri bir sonraki noktayı görebilirsiniz. Üretici ve ithalatçı firmalar, ürünün hangi firma veya kurumda olduğunu anlık olarak görebilirken, ürünün geçmişte geçtiği diğer noktalar hakkında bilgi edinemezler. Yani, ürünün tüm geçmiş hareketlerini takip etmek mümkün değildir.

​Çoklu paketler halinde piyasaya arz edilen tıbbi cihazlarda, hem dış ambalajda hem de iç ambalajlarda farklı ürün numaraları (barkodlar) bulunması durumunda, ürün kayıtları ve tekil bildirim işlemleri şu şekilde gerçekleştirilmelidir:​

1. Ürün Numaralarının Sisteme Kaydı: ÜTS'ye ürün kaydı yapılırken, ürünün sahip olduğu tüm barkod numaraları (örneğin, GS1, HIBC, ICCBBA gibi standartlarda alınmış barkodlar) sisteme girilmelidir. Eğer aynı ürün için farklı standartlardan alınmış iki ayrı barkod varsa, bu barkodlar "birincil" ve "ikincil" ürün numarası olarak sisteme kaydedilmelidir.

2. Ambalaj Bilgilerinin Belirlenmesi: Ürünün dış ve iç ambalajlarında yer alan barkodlar, ürünün izlenebilirliğini sağlamak için önemlidir. Ürünün dış ambalajında veya dış ambalajı bulunmaması halinde iç ambalajında, ürünün ismi, farmasötik şekli, son kullanma tarihi ve parti numarası gibi bilgiler yer almalıdır. ​

3. Ürün Takibi ve Bildirimleri: ÜTS üzerinden gerçekleştirilen tüm bildirimlerde, ürünün hangi barkodunun kullanılacağı belirlenmeli ve tutarlılık sağlanmalıdır. Ürünün dış ve iç ambalajlarında farklı barkodlar bulunması durumunda, hangi barkodun hangi bildirimlerde kullanılacağı netleştirilmelidir.​

Detaylı bilgi ve uygulama adımları için, Sağlık Bakanlığı'nın ilgili duyurusuna başvurabilirsiniz.

Beşeri Tıbbi Ürünler Yönetmeliği kapsamında piyasaya arz edilen ve birlikte kullanılan tıbbi cihazların Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kaydı ve tekil bildirim işlemleri, ürünün niteliğine ve kullanım amacına bağlı olarak farklılık göstermektedir.Detaylı bilgi için Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun 2019/ÜTSG-11 sayılı duyurusuna başvurabilirsiniz.​UBBMED+2

Yapılan verme bildirimi için karşı taraf alma bildirimi yapmışsa, "İptal Et" butonu çıkmaz. ÜTS’de tüm el değiştirme işlemleri Verme/Alma Bildirimi ile yapılmaktadır. Bu durumda, yanlış bildirim için karşı tarafla iletişime geçip, ilgili ürünlerin tarafınıza geri verilmesi için yeni bir verme bildirimi yapmanız gerekmektedir.

Ayrıntılı Sorgulama ekranları, raporlama ve listeleme kolaylığı sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Bildirimler periyodik aralıklarla bu ekranlara aktarılmaktadır. Ancak aktarımda yaşanabilecek sorunlar nedeniyle anlık veriler bazen bu ekranlarda görüntülenemeyebilir. Bu durumda, bildirimlerinizi ve tekil ürünlerinizi anlık olarak sorgulamak için "Bildirim Listele/İptal/İade" veya "Verme Bildir" gibi bildirim yapılabilen ekranları kullanabilirsiniz. Bu tutarsızlıklar, teknik ekip tarafından tespit edilip zamanla güncellenmektedir.

Excel ile bildirim yapamamanızın nedeni, kullanılan şablonun güncel olmaması veya eksik/yanlış veri girişidir. Ürün hareketleri → Excel ile Toplu Bildirim kısmından güncel excel şablonunu tekrar indirmeniz gerekmektedir. İndirdiğiniz şablonun üzerinde yer alan sekmelerde sizi yönlendiren bilgilere dikkatlice uymanız önemlidir. Bu şekilde doğru veri girişi yaparak bildirim işlemini sorunsuz şekilde tamamlayabilirsiniz.