ÜTS firma kaydı nasıl yapılır adım adım

ÜTS firma kaydı, firmanın ilgili mevzuatça yetkilendirilmiş olması koşuluyla yapılır ve kayıt MERSİS veya VEDOP kaynaklı olarak oluşturulur. MERSİS kaydı olan firma ile MERSİS kaydı olmayan şahıs firması türlerinde başvuruda herhangi bir fiziki evrak gerekmez; yalnızca adi ortaklık firmalarında EBS üzerinden ayrıca başvuru ve fiziki evrak istenir. "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde kayıt yapacak firmaların ise satış merkezi ruhsatı ve ÇKYS numarası bulunması gerekir.

Adımlar

• Yetkilendirmenin tamamlanması. Tıbbi cihaz satışı ve/veya uygulaması gerçekleştiren firmaların ÜTS'ye kayıtları, ilgili mevzuatça yetkilendirilmeleri halinde gerçekleştirilir.
• Satış merkezi ruhsatının alınması. ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde firma kaydı yapacak firmaların tıbbi cihaz satış merkezi ruhsatı bulunması gerekir; başvuru il sağlık müdürlüğüne yapılır.
• Firma türünün seçilmesi: MERSİS kaydı olan firma, MERSİS kaydı olmayan şahıs firması veya adi ortaklık firması. Hem MERSİS hem VEDOP numarası varsa MERSİS numarası üzerinden işlem yapılır.
• ÇKYS numarasının girilmesi. Firma kaydı esnasında ÇKYS numarası bilgisinin zorunlu olarak girilmesi gerekir.
• Adi ortaklıkta ek başvuru. Firma kayıt işleminin tamamlanabilmesi için EBS (ebs.titck.gov.tr) üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılır; adi ortaklık sözleşmesinin aslı veya noter onaylı örneği ile sözleşmede adı geçen kişilerin imza sirküleri ya da imza beyannamelerinin asılları veya noter onaylı örnekleri, Kılavuzun Ek-1'indeki örnek dilekçe ekinde Tıbbi Cihaz Kayıt ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığına gönderilir.
• Kullanıcı ve imza yetkilisi tanımlarının yapılması. Başvuruları onaylayacak "Tıbbi Cihaz Kayıt Elemanı" türündeki kullanıcı ile başvuruyu elektronik olarak imzalayacak imza yetkilisinin sistemde tanımlı olması gerekir.

Kayıt sonrasında ne olur

Firma kaydı, ÜTS'de yapılacak diğer işlemlerin kapısıdır. Kayıt tamamlandıktan sonra sırasıyla belge kayıt bildirimleri ve cihaz kayıt bildirimleri yapılır. Belge başvurusu, "Belge" sekmesi altındaki "Belge Başvuru İşlemleri" ekranında yer alan "Belge Başvurusu Oluştur" alanından; cihaz başvurusu ise "Tıbbi Cihaz" sekmesi altındaki "Tıbbi Cihaz Başvuru İşlemleri" ekranında yer alan "Tıbbi Cihaz Başvurusu Oluştur" alanından başlatılır. Her iki başvuruda da özet ekranındaki "Onayla" işlemini yalnızca "Tıbbi Cihaz Kayıt Elemanı" türündeki kullanıcılar yapabilir; ardından başvuru "İmza Bekliyor" durumunda oluşur ve imza yetkilisi tarafından elektronik olarak imzalanır.

Adi ortaklıkta sonuç

Adi ortaklık firması türündeki firma kayıt başvurusunun olumsuz bir kararla sonuçlanması durumunda, Kuruma gönderilen fiziki başvuru evrakları başvuru sahibi firmaya üst yazı ile iade edilir. Kayıt işlemi olumlu sonuçlanan ve ÜTS'ye kaydedilen firmalara ait fiziki başvuru evraklarının asılları ise iade edilmez ve Kurum arşivinde saklanır.

Sık yapılan hata

• Satış merkezi ruhsatı olmadan firma kaydına başlamak ve ÇKYS numarası alanında takılmak.
• Adi ortaklıkta yalnızca ÜTS'deki veri girişini yapıp EBS başvurusunu ve fiziki evrakı atlamak.
• Firma türünü yanlış seçmek; hem MERSİS hem VEDOP numarası varken VEDOP üzerinden ilerlemeye çalışmak.
• Firma kaydını tamamlayıp kullanıcı ve imza yetkilisi tanımlarını yapmadan belge ve cihaz başvurusuna geçmek.

Kimi ilgilendiriyor: ÜTS'ye ilk kez kaydolacak imalatçı, ithalatçı, bayi ve ihracatçılar ile adi ortaklık yapısındaki işletmeler.

Sık yapılan hata: Yetkilendirme ve ÇKYS numarası hazır olmadan firma kaydına başlamak.

Dayanak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, Rev.00, yürürlük 13.05.2026) MADDE 5, MADDE 39, MADDE 40 ve Ek-1.