ÇKYS kurum kodu nereden nasıl alınır

ÇKYS numarası ÜTS üzerinden alınan bir kod değildir; tıbbi cihaz satış merkezi ruhsatının bir sonucu olarak doğar. Firma, bulunduğu ildeki il sağlık müdürlüğüne Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde başvurup satış merkezi yetki belgesini aldığında, bu ruhsat kapsamındaki ÇKYS numarası ÜTS'deki firma kaydına eklenir. ÇKYS, Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemini ifade eder.

Nereye başvurulur

Başvuru mercii Kurum değil, firmanın bulunduğu ildeki il sağlık müdürlüğüdür. Satış merkezi olarak yetkilendirilmek isteyen gerçek veya tüzel kişi; satış merkezinin adresi, unvanı ve sahiplik ile ilgili bilgileri içeren bir dilekçe ile müdürlüğe başvurur. Dilekçe ekinde sunulan belgeler şunlardır:

• İşleten sorumlu müdür değilse, işleten ile sorumlu müdür arasında akdedilmiş yazılı hizmet sözleşmesi.
• Sorumlu müdür, satış ve tanıtım elemanı ve varsa klinik destek elemanı belgeleri.
• Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi, vergi levhası ve sicil tasdiknamesinin örneği.
• Kurumun kayıt ve bilgi yönetim sistemine kayıtlı cihazları satacağına dair taahhütname.
• İş yeri açma ve çalıştırma ruhsatı; yer serbest bölge, teknokent veya organize sanayi bölgesinde ise ilgili yönetimden alınan belge; başvuru sahibi ecza deposu ise ecza deposu ruhsatnamesi.

Değerlendirme nasıl yürür

Yönetmelik, müdürlüğün iş akışı için açık süreler belirler. Hazırlanan belgeler müdürlük tarafından başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde incelenir. Başvuruda eksiklik varsa satış merkezine yazılı olarak bildirilir. Eksiklik yoksa müdürlük tarafından başvuru tarihinden itibaren kırk beş iş günü içerisinde yerinde inceleme yapılır. Yerinde incelemede satış merkezinin Yönetmelikte tanımlanan şartları taşıması durumunda müdürlük tarafından yetki belgesi düzenlenir. Şartlar taşınmıyorsa eksiklikler inceleme raporu düzenlenerek bildirilir; satış merkezi, raporun tebliğ tarihini müteakip eksiklikleri kırk beş iş günü içerisinde giderip yeniden başvurabilir. Yetki belgesi, çalışma belgesi bedellerinin ödendiğine dair dekont asıllarının müdürlüğe teslimini müteakip düzenlenir ve sorumlu müdüre teslim edilir.

ÜTS ile bağlantısı

ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde firma kaydı yapacak firmaların tıbbi cihaz satış merkezi ruhsatı bulunması gerekir ve firma kaydı esnasında ÇKYS numarası bilgisinin zorunlu olarak girilmesi gerekir. Kurum tarafından 12.06.2023 tarihinde yayımlanan ÜTSG-2023/3 sayılı duyuru doğrultusunda, bu firma türünde ÇKYS ruhsat bilgileri bulunmayan firmaların 26.05.2024 tarihine kadar bulundukları ildeki il sağlık müdürlüğüne başvurarak Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Ruhsatı alması sağlanmış ve bu ruhsat kapsamında ÇKYS numarası ÜTS'de yer alan firma kaydına eklenmiştir.

Ayrıca ÇKYS ile ÜTS arasında tek yönlü bir güncelleme ilişkisi vardır: firmanın sorumlu müdürünün, unvanının ve adresinin değiştiği durumlarda, ilgili bilgilerin ÇKYS'de güncellenmesi halinde söz konusu değişiklikler ÜTS'de otomatik olarak güncellenir.

Sık yapılan hata

• ÇKYS numarasını ÜTS içinde bir menüden talep etmeye çalışmak; numara satış merkezi ruhsatına bağlıdır.
• Başvuruyu Kuruma göndermek; satış merkezi yetkilendirmesi il sağlık müdürlüğünce yürütülür.
• Sorumlu müdür ve satış ve tanıtım elemanı çalışma belgeleri hazır olmadan başvuru yapmak ve eksiklik yazısıyla süreci uzatmak.
• Unvan veya adres değişikliğini yalnızca ÜTS'de düzeltmeye çalışmak; bu bilgiler ÇKYS'de güncellendiğinde ÜTS'ye yansır.

Kimi ilgilendiriyor: ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde kayıt yapacak firmalar ve satış merkezi yetki belgesi başvurusunu yürüten sorumlu müdürler.

Sık yapılan hata: ÇKYS numarasını ÜTS içinde aramak ve satış merkezi ruhsatı başvurusunu hiç başlatmamak.

Dayanak: Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, Rev.00, yürürlük 13.05.2026) MADDE 4 ve MADDE 5; Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği (RG 15.05.2014-29001) MADDE 5, MADDE 6 ve MADDE 7.