Apostil, bir ülkede düzenlenmiş resmî bir belgenin başka bir ülkede geçerli sayılabilmesi için üzerine konulan tasdik şerhidir. Dayanağı, Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı (HCCH) bünyesinde kabul edilen 05.10.1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesidir. Sözleşme 24.01.1965 tarihinde yürürlüğe girmiştir; HCCH durum tablosuna göre Türkiye Sözleşmeyi 31.07.1985 tarihinde onaylamış ve Sözleşme Türkiye bakımından 29.09.1985 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Sözleşmenin 2 nci maddesi, kapsamdaki belgeleri konsolosluk tasdiki zorunluluğundan muaf tutar. 3 üncü maddeye göre istenebilecek tek işlem, 4 üncü maddede tarif edilen şerhtir. 4 üncü madde şerhin belgenin kendisine veya bir ek yaprağa (allonge) konulacağını ve belirlenen örneğe uygun olacağını, 5 inci madde ise şerhin belgeyi imzalayanın veya belgeyi hâmil olan herhangi bir kişinin talebi üzerine verileceğini ve imzanın doğruluğunu tasdik ettiğini belirtir.
Neden önemli
Apostil, ÜTS belge kaydında yabancı belgelerin kabul yollarından biridir. TİTCK Kayıt Kılavuzunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasına göre ithalatçı firmaların yabancı imalatçıya ait "EC Sertifikası" ya da "AB Sertifikası (MDR/IVDR)" bildirimlerinde, sertifika Türkiye dışında yerleşik bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmişse "Orijinal Doküman" alanına sertifikanın apostil onaylısı yüklenebilir. Aynı seçenek Kılavuzun 12 nci maddesinde uygunluk beyanı ve AB uygunluk beyanı için, 15 inci maddesinde SİP beyanı için, 21 inci maddesinde ISO 13485 kalite yönetim belgesi için ve 23 üncü maddesinde yetkili distribütörlük belgesi için de öngörülmüştür.
Şerhin kapsamı sınırlıdır. Apostil, belgedeki imzanın ve imzalayanın sıfatının gerçekliğini tasdik eder; belgenin içeriğinin doğruluğunu ya da cihazın mevzuata uygunluğunu göstermez.
Hangi makam verir
Sözleşmenin 6 ncı maddesi uyarınca her taraf devlet kendi yetkili makamlarını belirler ve HCCH'ye bildirir. HCCH'nin yayımladığı yetkili makam bildiriminde Türkiye bakımından idari belgeler için illerde vali ve kaymakam başta olmak üzere bildirilen makamlar, ilçelerde kaymakam; adli belgeler için ise ağır ceza mahkemelerinin bulunduğu yerlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları gösterilmiştir.
Yabancı belgelerde apostili, belgenin düzenlendiği ülkenin yetkili makamı verir. Kılavuzun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine göre imalatçı firma AB üyesi bir ülkede ise imalatçının yerleşik olduğu ülkenin yetkili otoritesinden; imalatçı AB üyesi olmayan bir ülkede yerleşikse imalatçının veya imalatçının yetkilendirdiği AB yetkili temsilcisinin yerleşik olduğu ülkenin yetkili otoritesinden alınan apostil onayı kabul edilir.
ÜTS belge kaydındaki yeri
Kılavuzun 8 inci maddesine göre apostil onaylı belgenin aslının ÜTS'ye yüklenmesi gerekir; bu belgenin Türk noteri veya başka bir ülkeye bağlı noter tarafından verilen suretinin yüklenmesine gerek yoktur. Apostil yerine, belgenin imalatçı ülkede bulunan Türkiye Cumhuriyeti büyükelçiliği veya konsolosluğu onaylısı da kabul edilir.
Aynı madde e-Apostili de düzenler. Apostil, Lahey Konvansiyonu'na üye veya taraf devletlerin yetkili makamları tarafından elektronik ortamda oluşturulmuşsa; e-Apostil üzerinde belirtilen sorgulama araçlarıyla belgeye ulaşılabilmesi ve doğrulanabilmesi şartıyla e-Apostil onaylı belgenin aslı yüklenebilir. Bunun için belgeyi veren otorite tarafından dijital olarak verilen ya da otoritenin web sitesinden indirilen orijinal dosyanın yüklenmesi zorunludur ve apostil işlemini gerçekleştiren otoritenin elektronik imzasının geçerli şekilde doğrulanabilmesi gerekir. Aslı yüklenmediği için ya da başka nedenlerle elektronik imza doğrulaması yapılamayan veya geçersiz elektronik imzaya sahip e-apostil onaylı belgeler kabul edilmez.
İkinci fıkraya göre yabancı dildeki belge için "Türkçe Doküman" alanına yeminli tercüman tarafından yapılan Türkçe tercüme eksiksiz yüklenir; tercümede tercümanın adı soyadı, kaşesi veya imzası ile çevirinin aslına uygun yapıldığına dair beyanı bulunur.
Sık karıştırılan
- Apostil ile konsolosluk onayı: Kılavuz bunları alternatif seçenekler olarak sayar; ikisinin birlikte alınması aranmaz.
- Apostil ile noter tasdiki: Apostil onaylı belgenin ayrıca noter sureti aranmaz. Noter onaylı suret, Kılavuzda yalnızca belirli hallerde ve e-imzasız sertifikalar için öngörülmüştür.
- Apostil ile yeminli tercüme: Apostil belgenin tasdikine, tercüme dile ilişkindir; ikisi birbirinin yerine geçmez.
- Her belgede apostil aranmaz: Kılavuzun 12 nci maddesine göre AB yetkili temsilcisine ait "Yetki Belgesi" alanına yüklenen belgenin orijinalinde apostil ya da büyükelçilik/konsolosluk onayı aranmaz.
Kimi ilgilendiriyor: Yabancı imalatçıya ait belge kaydı yapan ithalatçı firmalar, AB yetkili temsilcileri ve ÜTS belge başvurularını yürüten firmalar.
Sık karıştırılır: Konsolosluk onayı, noter tasdiki ve yeminli tercüme ile.
Dayanak: Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi (05.10.1961, HCCH) MADDE 1-6; HCCH durum tablosu ve yetkili makam bildirimi; TİTCK Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03, Rev.00) MADDE 8, 12, 15, 21, 23; yürürlük 13.05.2026.