TİTCK'nın Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuzu, 4 üncü maddesinde ÇKYS'yi "Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi" olarak tanımlar ve aynı bentte EKİP kısaltmasını "Entegre Kurumsal İşlem Platformu" karşılığıyla birlikte anar. Sağlık Bakanlığının tanıtımına göre ÇKYS; Bakanlığın tüm personelinin, kurum ve bina bilgilerinin, malzeme bilgisinin ve özel sağlık kuruluşlarının izlendiği sistemdir. Yani ÇKYS bir tıbbi cihaz sistemi değildir; Sağlık Bakanlığının kurum, personel ve kaynak envanterini tuttuğu sistemdir. Tıbbi cihaz mevzuatındaki önemi, ÜTS'nin bazı verileri buradan almasından doğar.
Sağlık Bakanlığının açıklamasına göre ÇKYS alt bileşenlerden oluşur: İKYS (İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi), MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi), YTS (Yatırım Takip Sistemi), SKYS (Özel Sağlık Kuruluşları Yönetim Sistemi) ve TSİM (Temel Sağlık İstatistikleri Modülü).
Neden önemli
ÇKYS, tıbbi cihaz firmaları için ÜTS kaydının ön koşullarından biridir. Kılavuzun 5 inci maddesinin beşinci fıkrasına göre ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde firma kaydı yapacak firmaların tıbbi cihaz satış merkezi ruhsatı bulunması gerekir ve firma kaydı sırasında ÇKYS numarası bilgisinin zorunlu olarak girilmesi gerekir. Aynı fıkra, Kurumun 12.06.2023 tarihinde yayımladığı ÜTSG-2023/3 sayılı Duyuru doğrultusunda, bu firma türünde ÇKYS ruhsat bilgisi bulunmayan firmaların 26.05.2024 tarihine kadar bulundukları ildeki İl Sağlık Müdürlüğüne başvurarak Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Ruhsatı almasının sağlandığını ve bu ruhsat kapsamında ÇKYS numarasının ÜTS'deki firma kaydına eklendiğini belirtir.
Veri nasıl akar
ÇKYS ile ÜTS arasındaki ilişki tek yönlü bir besleme ilişkisidir. Kılavuzun 5 inci maddesinin yedinci fıkrasına göre firmanın sorumlu müdürünün, unvanının ve adresinin değiştiği durumlarda, ilgili bilgiler ÇKYS'de güncellenirse söz konusu değişiklikler ÜTS'de kendiliğinden güncellenir. Bunun uygulamadaki sonucu şudur: bu üç bilgi ÜTS ekranından ayrıca düzeltilmeye çalışılan bir alan değildir; kaynağı ÇKYS'dir ve düzeltme İl Sağlık Müdürlüğü nezdindeki ruhsat kaydında yapılır.
ÇKYS numarası nerede daha karşınıza çıkar
ÇKYS yalnızca firma kaydında değil, ısmarlama tıbbi cihaz kayıtlarında da kullanılır. Kılavuzun 29 uncu maddesi kapsamında ÜTS'ye ısmarlama tıbbi cihaz kaydı yapılırken "Doktor/Diş Hekimi" alanında personel türü seçildikten sonra "ÇKYS Diploma Tescil No" alanına, reçetede veya sağlık raporunda da yer alan ve ÇKYS'de kayıtlı olan diploma tescil numarası girilir; bu numara üzerinden doktor veya diş hekimi bilgileri ÜTS kayıt ekranına getirilir. Kılavuz, girilen bilgilerin reçetede veya sağlık raporunda yazan bilgilerle, ÇKYS diploma tescil numarası dâhil, tamamen uyuşması gerektiğini söyler.
Sık karıştırılan
- ÜTS: Tıbbi cihazların kaydı ve izlenebilirliği içindir. ÇKYS ise Sağlık Bakanlığının kurum, personel ve kaynak sistemidir. ÇKYS numarası olması, cihazın ÜTS'ye kayıtlı olduğu anlamına gelmez.
- MERSİS: Ticaret Bakanlığının ticaret sicili sistemidir ve ÜTS firma kaydında kimlik kaynağı olarak kullanılır. ÇKYS ise satış merkezi ruhsatı tarafını temsil eder. İkisi farklı kurumların sistemleridir.
- Tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi ile ÇKYS numarası: Yetki belgesi İl Sağlık Müdürlüğünce düzenlenen belgedir; ÇKYS numarası ise bu kaydın sistemdeki karşılığıdır.
- EKİP: Kılavuzda ÇKYS ile birlikte anılan Entegre Kurumsal İşlem Platformudur; ayrı bir tıbbi cihaz kayıt sistemi değildir.
Kimi ilgilendiriyor: ÜTS'de "Üretici / İthalatçı / Bayi / İhracatçı" türünde kayıtlı firmalar, tıbbi cihaz satış merkezleri, ısmarlama tıbbi cihaz kaydı yapan merkezler ve sağlık hizmet sunucuları.
Sık karıştırılır: ÜTS, MERSİS, EKİP ve satış merkezi yetki belgesi ile ÇKYS numarası.
Dayanak: TİTCK Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemine Kayıt Süreçlerine İlişkin Kılavuz (TCKKD-KLVZ-03), yürürlük 13.05.2026, MADDE 4 ve 5; Sağlık Bakanlığı ÇKYS tanıtım sayfası (saglik.gov.tr).